Уз корисне савете и помоћ
Знате ли осећај? Професионално сте се припремили, ваши састанци и задаци су строго организовани и упркос најбољим припремним радовима заборавили сте важан састанак. Упркос водонепропусном и структурираном систему планирања, може се догодити да се важне ствари превиде. Досадно је када се забораве састанци, рокови или завршетак задатка. Оутлоок има бројне функције које вам могу помоћи:
- Дајте приоритет важним стварима и
- Благовремени до заказивања или
- Размислите о њиховој припреми.
Користите подсетнике у програму Оутлоок
Оутлоок олакшава корисницима да запамте важне задатке или обавезе. С функцијом подсетника интегрисаном у Оутлоок, више не морате да записујете термин или завршетак задатка на Пост-ит-у или ручно уписан у календар. Оутлоок ће вас аутоматски подсетити на све што је важно. У ту сврху, софтвер приказује прозор са информацијама о састанку или задатку и такође емитује звучни сигнал. Ово функционише и на рачунару и на синхронизованим паметним телефонима или таблетима.
Подесите подсетнике за нове састанке
Да бисте поставили подсетнике за нове састанке, поступите на следећи начин:
-
Креирајте нови састанак у програму Оутлоок.
-
У пољу за избор „Подсетник“ изаберите жељено време испоруке. Можете бирати између неколико минута, сати, дана или недеља.
-
За задатке и наставак означите поље „Подсетник“ и одаберите датум и време када желите да се обавештење појави.
Подсетницима у Оутлооку поуздано вас подсећају на састанке и задатке или састанке са другима. Оутлоок такође нуди могућност аутоматског укључивања подсетника за сваки састанак или задатак. Да бисте то урадили, користите наредбу: „Датотека“> „Опције“> „Календар или задаци“. Подсетник за задатке на датум доспећа појављује се у одређено време.
Будући да нису сваки састанак или сваки задатак од исте важности, корисници би требали размислити има ли стандардна поставка смисла у овом случају.
Савет:
Приликом прве инсталације, Оутлоок подразумевано приказује прозор подсетника 30 минута пре сваког састанка. Ако желите да промените ово и подесите подсетнике појединачно, морате искључити стандардни подсетник. Ово функционише преласком на подешавања календара како је горе описано и деактивирањем поља за потврду за стандардне подсетнике.
За поновно слање користите функцију праћења
Функција задатка у програму Оутлоок је једноставна за употребу и ефикасна. Ако не желите да креирате задатак са подсетником за сваки телефонски позив на чекању или за једноставне одговоре на е-пошту, као алтернативу можете користити и практичне функције подсетника у програму Оутлоок.
Да бисте користили наставак у програму Мицрософт Оутлоок, поступите на следећи начин:
Унесите задатак у планер задатака и повежите га са подацима о контакту или е-поштом на коју желите да одговорите. Да бисте то урадили, изаберите контакт или е-пошту и позовите команду: “Старт”> “Фоллов уп”. Кликните на „Прилагођено“ и изаберите датум доспећа у следећем кораку. Ако желите, можете поставити и подсетник као опцију.
У менију „За праћење“ наћи ћете и унапред дефинисане рокове за избор. На пример, ако изаберете унос „Следећа недеља“, добићете информације подсетника за следећу недељу. Осим тога, морате кликнути симбол звона и додати подсетник тако да се активира аутоматски подсетник.
Нека вас и друге подсете на важне датуме
Постоје датуми и рокови који су изузетно важни и одлучујући за даљи ток посла. Ако желите аутоматски да подсетите примаоца поруке да чекате одговор, поруци у Оутлооку можете додати додатну белешку. Почевши од верзије програма Оутлоок 2007, можете и сами да активирате другу надоградњу. Овом процедуром генеришете приватну, дигиталну поновну пријаву.
Да бисте на овај начин обележили важан састанак, урадите следеће:
-
На картици ПОРУКА састанка који желите да пошаљете, кликните СЛЕДИ.
-
Затим изаберите УСЕР-ДЕФИНЕД.
-
Поставите ознаку за примаоца у доњем делу прозора. На пример, требало би да одговорите на поруку до 16:00 у четвртак.
-
Један ниво изнад праћења примаоца, сами активирате праћење. На пример, подсетите се траженог одговора следећег јутра. Овом процедуром и проактивним праћењем имате гаранцију да ће бити довољно времена да се обратите примаоцу ако још није одговорио.
Из програма Оутлоок 2010: Овако се можете подсетити на предстојеће задатке
Ако желите да вас Оутлоок аутоматски подсећа на задатке чији је рок доспећа, можете да аутоматизујете функцију подсетника са следећом поставком:
-
Идите на Датотека> Опције.
-
Отворите картицу "Задаци".
-
Активирајте опцију „Активирај подсетнике за задатке са датумом доспећа“.
-
Изаберите жељено време под „Стандардно време подсетника“.
Користите фасцикле или тражите фасцикле
Различите фасцикле у програму Оутлоок такође се могу користити како се не би изгубили из вида важни задаци. На пример, можете да креирате лични фолдер „Обавезе“ у који можете да преместите све е-поруке које још увек захтевају радњу. За разлику од праћења, за е-пошту која се налази у фасцикли није одређен рок доспећа. Морате лично запамтити да погледате у фасциклу и одговорите на е-пошту која је на чекању. Ако свакодневно учитавате нове е-поруке и одговарате на њих, лични директоријуми су корисни за структурирање вашег рада. Након одговора, порука се може преместити у фасциклу у којој ће бити сачувана или дугорочно архивирана.
Фасцикла за претраживање „За праћење“, која је унапред дефинисана у старијим верзијама програма Оутлоок и може се пронаћи на крају листе фасцикли, практична је и прилагођена корисницима. У тренутној верзији програма Оутлоок 365 фасциклу ћете пронаћи под именом „Мапа за претрагу“ на крају стабла фасцикли.
Отворите ову фасциклу и унесите параметре претраге, Оутлоок ће у неколико секунди пронаћи све е-поруке које сте означили за праћење и приказати их. На овај начин имате тренутни преглед сличан оном у фасцикли То-До. Главна разлика је у томе што фасцикла за претрагу прикупља е-пошту означену за праћење из целог пријемног сандучета и фасцикли које садржи. Тако се приказују и е-поруке које сте спремили у одговарајућу фасциклу корисника.
