Уместо писања исте е-поште изнова и изнова, на пример као одговор на упите купаца, већ сачуване е-поруке можете сачувати као шаблоне и позвати их поново у било ком тренутку.
Било да радите у одељењу за подршку, у служби за кориснике, у одељењу за људске ресурсе, у рачуноводству или као слободњак: Сигурно ћете морати да шаљете е-пошту са истим или сличним садржајем и можда са истим прилозима изнова и изнова . То могу бити одговори на упите купаца, одбијање пријава, редовни извештаји (сваки са новим прилозима) или позиви на састанке.
У таквим случајевима Оутлоок нуди могућност чувања готових (или полуготових) е-порука као предложака и њихово преузимање у било ком тренутку. Ако је потребно, можете писати додатке у е-пошту, прилагати датотеке или слично. Функција предлошка програма Оутлоок је такође погодна ако складиштите опсежније информације у записима о обавезама или задацима или у захтевима за састанке, који често следе исти образац. Предлошци за белешке се такође могу креирати и преузимати.
Дефинишите шаблоне за е -пошту
Шаблон за е-пошту дефинишете на следећи начин:
- Напишите и форматирајте е -пошту. Ако је корисно, приложите потребне датотеке. Са многим предлошцима поште такође може бити практично уносити примаоце поште одмах.
- Чим завршите е-пошту, позовите команду ФИЛЕ >> САВЕ ас.
- У пољу ТИП ДАТОТЕКЕ изаберите ОГЛАСНИ ПРЕДЛОГ (* .офт).
- Унесите смислен назив датотеке и кликните на САВЕ.
- Отворену пошту сада можете послати или затворити.
Поступак дефинисања шаблона је исти у различитим Оутлоок модулима. Стога их само описујемо у овом чланку користећи предлошке е-поште.
Ако користите Ворд као уређивач поште, не можете сачувати форматиране е-поруке као предлошке у програму Оутлоок до укључујући верзију 2003. Ако позовете команду ФИЛЕ >> САВЕ ас у прозору Оутлоок поруке, као што је горе описано, можете бирати између широког спектра формата датотека, али не и ОФТ формата (Оутлоок предложак).
Наравно, форматирани текст поруке можете сачувати у Ворд датотеци и касније га преузети. Ворд не бележи подешавања као што су тема, прималац или прилози датотека, па бисте морали да унесете ове податке ручно.
Мали трик помаже, међутим, да сачувате е-пошту као предлошке чак и ако користите Ворд као уређивач поште: привремено искључите Ворд као уређивач поште. Да бисте то урадили, позовите команду ЕКСТРАС >> ОПТИОНС >> Е-МАИЛ ФОРМАТ у Оутлооку и деактивирајте одговарајућу опцију под ФОРМАТ ПОРУКЕ.
Ако сте већ саставили и форматирали е-пошту, и даље је нећете моћи сачувати као предложак програма Оутлоок-деактивирање програма Ворд ће ступити на снагу само за нове е-поруке.
Међутим, посао који сте већ обавили није био узалудан:
- Прво сачувајте пошту као нацрт притиском на ЦТРЛ + С или помоћу команде ФИЛЕ >> САВЕ.
- Ако то већ нисте учинили, деактивирајте Ворд као уређивач поште као што је горе наведено.
- Сада отворите сачувану е -пошту у фасцикли „Нацрти“, а затим позовите команду ФИЛЕ >> САВЕ ас - „Оутлоок предложак (* .офт)“ сада је доступан као формат за чување.
- Када дефинишете све шаблоне, поново активирајте Ворд као уређивач поште.
Брз приступ шаблонима
Ако користите предлошке програма Оутлоок да бисте комуникацију е-поштом учинили ефикаснијом, вероватно сте се већ изнервирали због гломазног начина на који се предлошци позивају у програму Оутлоок.
Предлошцима можете приступити много практичније ако поставите засебну фасциклу у пријемном сандучету. Затим једноставно отворите предлошке двоструким кликом на жељени унос у фасцикли шаблона.
Такође можете да креирате фасцикле за одговарајуће шаблоне у другим Оутлоок модулима. Фасциклу шаблона можете добити овако:
- Користите Филе >> Нев >> Фолдер или ЦТРЛ + СХИФТ + Е да бисте креирали нову фасциклу у пријемном сандучету или у личној фасцикли. Да би фасцикла била на врху листе фасцикли, унесите доњу црту као први знак, на пример „ШАБЛИЈЕ“.
- Отворите новостворену фасциклу у програму Оутлоок.
- У Виндовс Екплореру отворите фасциклу у којој су сачувани Оутлоок предлошци. Обично је ово фасцикла "Ц: \ Доцументс анд Сеттингс \ \ Апплицатион Дата \ Мицрософт \ Темплатес".
- Сада распоредите прозоре Екплорера и Оутлоока тако да се обоје могу видети један на другом на екрану.
- Изаберите предлошке е-поште у Екплореру и превуците их притиском на леви тастер миша у нову групу МОЈИ ПРЕДЛОЗИ.
У Оутлооку 2007 морате отворити сигурносно питање са слике са ОПЕН када отворите предложак. Како се овај упит не би појавио сваки пут када се предложак позове из фасцикле, деактивирајте опцију УВЕК ПОТВРДИ ПРЕ ОТВАРАЊА ОВОГ ТИПА ДАТОТЕКЕ. Међутим, будите опрезни при примању шаблона путем е -поште и отварајте их само из извора које добро познајете.
