4 начина за заштиту Ворд докумената

Како поставити документ само за читање

Увек изнова многи различити аутори у пројектном тиму раде заједно на Ворд документу. Постоје различите опције за заштиту Вордових докумената тако да се врше само оне измене и допуне које су заједнички договорене. Такође можете спречити губитак Ворд датотека због грешака у раду или хардверских проблема предузимањем посебних корака за прављење резервне копије.

Чување и заштита Ворд докумената: зашто је то толико важно

Рад са Мицрософт програмом за обраду текста Ворд је постао саставни део професионалног и приватног свакодневног живота. Ворд је један од пакета програма који је настао у уобичајеним канцеларијским задацима и први пут је објављен под именом Мицрософт Оффице.

Мицрософт редовно ажурира верзије Оффице програма корисним новим функцијама. Уз правилно познавање руковања Вордом, Ворд се може индивидуализирати с једне стране и проширити додацима Ворд с друге стране. Такође имате могућност да посебно утврдите компатибилност верзија програма Ворд и заштитите своје текстуалне датотеке.

Ворд документи морају бити заштићени, посебно у важним стварима. Не само непредвиђени губитак услед заборава уштеде, већ и обрада од стране неовлашћених трећих страна изазива непријатности које се могу избећи. Осим тога, оштећење или губитак Ворд докумената услед хардверских проблема такође се може избећи одговарајућом пажњом и предвиђањем.

Чување је једноставно: Никада више не губите Ворд датотеке са 4 трика

У области задатака Ворд постоје - у зависности од верзије - различите, али подједнако ефикасне опције за прављење резервних копија Ворд докумената.

Поред класичног процеса чувања са комбинацијом тастера „ЦТРЛ + С“ или испод картица „Датотека“ и „Сачувај као“, Ворд нуди и друге елегантне опције за заштиту документа.

1. Погодно сачувајте све документе једним кликом миша

У зависности од верзије програма Ворд, сви документи отворени у датом тренутку могу се сачувати одједном. Више не ризикујете да случајно заборавите текстуалну датотеку и изгубите измене.

Док Ворд 2003 и старије верзије извршавају такву команду помоћу пречице на тастатури, чување свих докумената у новијим верзијама захтева додавање поставке дугмета.

2. Аутоматски направите резервну копију помоћу локалне резервне копије

Постоји и могућност рада са резервним копијама. Још једном, то зависи од верзије Ворд -а која се користи. Међутим, увек постоји опција за подешавање „аутоматске резервне копије“. Ово ради са резервном копијом документа или са аутоматским опоравком.

У првој варијанти, копија Ворд датотеке сачувана једном са екстензијом ВБК ствара се на рачунару чим се обради оригинални документ. Ако је оригинални документ оштећен или изгубљен током обраде, копија се тада може користити.

Инсталирање ове функције у позадини захтева мање кликова мишем и незнатно се разликује између програма Ворд 2007 или новије и старије верзије. Након неколико кликова, Ворд ће створити трајне аутоматске резервне копије и заштитити вас од губитка података.

3. Ворд ће се побринути за прављење резервне копије датотека са аутоматским опоравком

Аутоматски опоравак је такође Ворд функција која штити ваше текстуалне датотеке. Док се одговарајуће датотеке резервне копије за 2007. и касније постављају ручно помоћу функције аутоматског враћања под „Додаци“ или „Опције програма Ворд“, новије верзије садрже посебно дугме на дугмету.

Након што једном активирате функцију, датотеке резервне копије се креирају за сваки Ворд документ направљен у наставку без даљих радњи. Корисници новијих верзија програма Ворд пронаћи ће контролу „аутоматског чувања“ директно испод „Старт“ у горњем левом делу траке задатака. Аутоматска заштита се активира померањем контролера удесно. Међутим, у неколико корака и даље можете прилагодити интервал у којем се копија поставља:

1. Одаберите „Датотека“ и кликните „Опције“.

   

2. Кликните на „Сачувај“ на левој страни прозора.

   

3. И подесите жељено време под „Аутоматско обнављање информација сваких КСИ минута“.

   

4. Проверите да ли сте означили два квачица са леве стране испред текстуалне линије и потврдите свој унос кликом на „ОК“.

Који год начин да изаберете - Ворд вас поуздано подржава у заштити свих докумената.

4. Избегните губитак података: Лако поново пронађите неспремљене текстове програма Ворд

Такође се може догодити да случајно затворите Вордов документ након што сте га дуго уређивали, а да га у међувремену не сачувате. Нисте посебно сачували ниједну промену направљену помоћу функције „Сачувај као“. Ово је углавном непроблематично, јер Ворд 2010 и новије верзије складиште такве документе за које се мислило да су изгубљени у позадини неколико дана.

Вордов документ пронаћи ћете под „Датотека“, „Управљање верзијама“ и „Врати несачуване документе“. Овде ћете пронаћи информације о томе како да вратите несачуване документе. Генерирани текстови обично нису у коначном стању, али обично сте поштеђени многих радних корака комплетне нове продукције. Обично се чувају основне ствари попут обликовања.

Заштита од писања за документе и одељке: Поставите лозинке у програму Ворд

Посебно када радите у пројектним тимовима, настају сложени, а понекад и вишеделни документи. Лозинке се могу поставити за заштиту ових Ворд докумената од неовлашћеног приступа и неовлашћених промена. Само они који поседују исправну и тренутну лозинку имају право на уређивање текстуалног документа. Како сачувати документ у режиму само за читање, доле је објашњено за све верзије од програма Ворд 2010 па надаље.

1. Идите на „Информације“ под „Датотека“.

   

2. Кликните на „Заштити документ“ и са падајућег менија изаберите „Шифруј са лозинком“.

   

3. Унесите жељену лозинку у предвиђено поље и потврдите свој унос.

   

Важан савет је да лозинку запишете на сигурно место. Јер ако немате лозинку, такође вам је забрањено уређивање оригиналног документа. Тада се отвара само верзија заштићена од писања.

Појединачне области докумената такође могу бити заштићене лозинком. Ако само промените одређене одломке у радној групи, а други су већ у коначној верзији, ово може бити веома корисно.

Савет: Успут, заштиту докумената можете уклонити понављањем горе наведених корака и остављањем поља за лозинку само празним. Уместо да шифрујете документ, дешифрујете га - али процес остаје исти. Затим се може поново отворити без посебног овлашћења за приступ.

Заштитите Ворд документе: Ограничите уређивање и приступ у програму Мицрософт Ворд

Под „Датотека“ и „Информације“ пронаћи ћете и друге начине заштите документа. На пример, имате могућност да ограничите уређивање или приступ.

Ако ограничите уређивање, може се одредити избор допуштених и недозвољених промена:

• Могу ли се коментари писати, на њих одговарати или се о њима бринути?
• Могу ли се користити одређени стилови, а други не?
• Које обликовање треба дати заглављима, које треба да иде уз непрекидни текст?

Ви одлучујете који елементи и аспекти у вашем текстуалном документу се на који начин могу изменити.

Међутим, ако се приступним правима повуку запослени у пројектном тиму, са изузетком неколицине, приступна права се такође могу индивидуализовати. Све што треба да урадите је да у поље „Заштити документ“ унесете припадност организацији или имена релевантних овлашћених лица. Преостале колеге су од сада искључене из уређивања Ворд документа. Ово је посебно корисно за аспекте релевантне за заштиту података.

Закључак: Заштита Ворд докумената - врло лако захваљујући одговарајућим триковима

Ворд документи могу бити заштићени на различитим нивоима - пре, током и далеко након завршетка. Постоје опције за враћање докумената за које се верује да су изгубљени и за аутоматско стварање резервних копија.

Осим тога, могу се креирати документи само за читање и дефинисати аспекти као што је дозвољена врста обраде или овлашћење за приступ. Уз одговарајуће трикове више нећете губити Вордове документе - било у приватном или професионалном контексту.

ФАК

Које опције постоје за заштиту Ворд докумената?

С једне стране, имате могућност да сачувате све документе једним кликом миша, креирате аутоматске резервне копије и аутоматски вратите претходне верзије и Ворд датотеке за које се мислило да су изгубљене. С друге стране, документи само за читање могу се креирати од самог почетка, а уређивање и приступ такође могу бити ограничени.

Како штитите документе лозинком?

Да бисте документу доделили лозинку, поступите на следећи начин:

1. На дугмету за покретање кликните на "Датотека", а затим на "Информације".
2. Идите на „Заштити документ“ и са падајућег менија изаберите „Шифруј са лозинком“.
3. Унесите лозинку и потврдите је.