Постаните Оутлоок професионалац у само неколико корака
Свима су познате ситуације у којима траже телефонски број, адресу е-поште или контакт податке и не могу их пронаћи. Посебно у временски критичним тренуцима, претраживање у адресару са руком писаним белешкама или „нередом папира“ може бити нервозан. Стрес и ужурбаност при тражењу контаката, адреса или телефонских бројева ствар су прошлости са Мицрософт Оутлооком. Осим професионалног слања е-поште, Оутлоок укључује и стандардну функцију контакта помоћу које се може управљати разним дигиталним адресарима, листама контаката и листама дистрибуције.
Оутлоок адресар можете отворити кликом на дугме адресара. Може се препознати по томе што представља двоје људи. Алтернативно, можете да унесете реч за претрагу „адресар“ у опцију за претрагу у горњем делу програма Оутлоок. Ово ће вас такође одвести до складишног простора ваших контаката.
Мицрософт Оутлоок нуди корисницима различите функције за увоз, ажурирање и прављење резервних копија контаката. Осим могућности ручног уноса података о контакту у адресар, постоје и друге опције помоћу којих се контакти могу јасно приказати и архивирати.
На први поглед функција контакта у програму Оутлоок
Ако погледате функцију контакта у програму Мицрософт Оутлоок, одмах ћете приметити да софтвер нуди више опција од самог чувања или брисања контаката.
На пример, имате могућност да креирате сопствене групе контаката за прослеђивање е-поште кругу пријатеља или одређеној групи људи. Коришћење листа контаката елиминише ручно и грешком склоно тражење појединачних контаката када се порука пошаље више особа. У подставци „Нови елементи“ можете послати е-поруку директно са функције контакта, позвати састанак или креирати лични задатак. Ово такође функционише под ставком „Комуницирај“.
Подставка „Промени приказ“ је такође занимљива и практична. У овој области пронаћи ћете неколико опција за приказ контаката. На пример, своје контакте можете пронаћи на:
- Образац листе,
- Као визиткарта или
- Обичај
приказ ради осигурања јасноће. Са опцијом Поглед увек постоји могућност:
- Изнесите посебне листе контаката,
- Сачувај као ПДФ или
- За штампање.
Посебно у пословном и приватном сектору постоје ситуације у којима морате једним кликом проследити контакт податке другој особи. Ово функционише у уносу „Ослободи“ преко ставке менија „Проследи контакт.“ У прозору који се отвори добијате могућност да унесете детаље о контакту:
- Као Оутлоок визит карте или
- Пошаљите као Оутлоок контакт.
Прималац тада може једним кликом да пренесе примљене личне податке у свој лични адресар у програму Мицрософт Оутлоок.
Ако желите да делите цео свој адресар, то можете учинити кликом на ставку менија „Дељење контаката.“ Можете користити и примљене, спољне именике преко тачке „Отвори дељене контакте“.
Мицрософт Оутлоок омогућава корисницима да заједно користе адресе, личне податке и комплетне именике у тиму, да стварају контакте, да их убацују и деле. Ово је посебно занимљиво у компанијама или у клубовима. Заједничка употреба такође може бити корисна у породичном окружењу.
У ставци менија „Категорије“ можете категоризовати своје контакте у боји помоћу јасних дугмади или их означити као приватне. Такође можете користити функцију претраживања у адресарима за једноставно проналажење појединачних контаката по имену или другим контакт подацима. Функција претраживања са различитим пољима посебно је занимљива када треба управљати великим бројем контаката.
Укратко, Мицрософт Оутлоок нуди многе могућности за организовање и архивирање личних контаката и дељење контаката са другима.
У програму Мицрософт Оутлоок можете управљати различитим адресарима како бисте контакте архивирали одвојено један од другог. Ово је важно ако, на пример, желите да професионално одвојите пословне и личне контакте. Можете:
- Стандардни адресар или
- Збирка адресара или листа адреса,
Користите за чување и архивирање имена, адреса е -поште и других информација. Ако користите Оутлоок са налогом Екцханге сервера, подразумевано се ствара глобална листа адреса (ГАЛ). Ово је неопходно како би сви корисници Екцханге -а, на пример у компанији, могли да приступе истим контактима.
Креирање адресара у програму Оутлоок
Ако желите да креирате још један дигитални адресар осим постојећих адресара, ово функционише према следећим упутствима:
-
У менију Датотека пређите на подставку Поставке налога.
-
Под „Додавање или уклањање налога или промена постојећих поставки везе“ доћи ћете до новог одељка у којем можете да креирате други адресар у прозору за дијалог.
-
Кликните на "Ново", а затим одаберите желите ли интегрирати други адресар или услугу ЛДАП именика. ЛДАП Интернет именик је услуга која претражује директоријуме на другим серверима како би пронашла имена, контакте или друге информације. Корисници Мицрософт Екцханге -а не могу да додају нови Оутлоок адресар.
Зашто бисте требали сачувати контакте и водити адресар у програму Оутлоок
Адресар у програму Мицрософт Оутлоок може се упоредити са аналогном бележницом или телефонским имеником са којим многи људи још увек раде. При томе се стално уносе нове адресе, ажурирају подаци или ручно бришу контакти. Дигитални адресар у Оутлооку испуњава исте задатке. Он чини оквир за контакте и детаље о контакту, који се могу приказати у различитим групама контаката и фасциклама контаката. Мицрософт Оутлоок развија свој пуни потенцијал када се контакти, календар и поруке е-поште у програмским областима посматрају и користе као неодвојива целина.
Још један разлог зашто важне контакте треба складиштити у Оутлооку има везе са такозваном нежељеном поштом. Оутлоок има уграђену функцију нежељене поште и филтрира нежељене поруке или огласну пошту. Због специфичних кључних речи у поруци, могуће је да ће се филтрирати и важне поруке које нису нежељене. То можете спречити спремањем свих контаката у адресар. Оутлоок препознаје контакте и додаје их на листу сигурних пошиљалаца. На овај начин имате гаранцију да систем грешком неће погрешно схватити важне поруке пријатеља или пословних партнера. Ако сте случајно додали важан контакт на листу блокираних пошиљалаца, можете уклонити блокирање кликом на картицу „Блокирани пошиљаоци“.
Друга функција релевантна за праксу у којој функција календара и листа задатака сарађују је такозвано поновно слање за контакте. Ова опција вам омогућава да додате важне контакте у своје задатке у програму Оутлоок. На пример, ако морате да позовете контакт за три дана и не желите да поставите састанак у календару програма Оутлоок, контакт можете пренети и на листу задатака.
Колико је контаката корисно и могуће у програму Оутлоок
У аналогном адресару можете брзо изгубити траг својим контактима. Ако је именик сортиран по словима, високофреквентни знакови, попут Б, С, М или Н, брзо се попуњавају. Последица тога је да се нова имена и контакти не могу јасно додати и појавити на маргини. То се не може догодити са дигиталним адресаром, јер се у Мицрософт Оутлооку може управљати безбројним уносима. Из тог разлога Мицрософт не намеће ограничење броја контаката који се могу сачувати у програму Оутлоок. Неколико стотина или неколико хиљада различитих контаката може се сачувати у адресару са свим детаљима. Ако желите да управљате великим бројем контаката, требало би да се усредсредите на опрез при креирању.
Ако имате велики број контаката, требали бисте особи додати што више детаља. Ово повећава шансе да пронађете особу или компанију коју тражите када тражите контакте. Лоше испуњени контакт подаци су контрапродуктивни и доводе до додатног посла.
Савет: Конкретно, уверите се да сте унели име и презиме свог контакта у исправну колону. У супротном, може бити велики изазов пронаћи контакт поново у каснијој претрази.
Извезите или увезите контакте или адресар
Увоз или извоз појединачних контаката или потпуних адресара, листа за дистрибуцију и група контаката лако је могућ у програму Оутлоок. На пример, ако набавите нови лаптоп, можете да пребаците своје контакте и именике на други рачунар са само неколико кликова. Такође је могуће делити адресар са другим људима или колегама. Овде је важно поштовати овлашћења и ниво овлашћења.
Осим извоза или увоза Оутлоок адресара, које можете препознати по екстензији датотеке .пст, можете поставити и именике из других апликација у програму Оутлоок. На пример, можете лако отворити и прочитати стари Виндовс налог поште који се одржавао под оперативним системом Виндовс Виста. Да бисте то урадили, потребна вам је датотека података из Виндовс поште. Ово се чита помоћу помоћника за увоз и извоз програма Мицрософт Оутлоок. Чаробњак за увоз и извоз може се пронаћи у Датотека> Отвори и извези.
Тада имате неколико опција. Отворите старије датотеке са подацима програма Виндовс Маил са трећим пољем за избор „Увоз / извоз.
Избришите дупле контакте - тако то функционише
Након коришћења програма Оутлоок, нормално је да се један или други контакт дуплира у програму Оутлоок. То се може догодити посебно ако неколико људи уређује листу контаката у Мицрософт Екцханге -у. Уклањање дупликата из именика није тешко, јер Оутлоок има опсежну функцију сортирања на листи контаката. Ако желите да сазнате који су дупли контакти присутни у вашем Оутлооку, поступите на следећи начин:
-
У области Оутлоок контакти идите на картицу Поглед.
-
Кликните на први унос листе „Промени приказ“.
-
Промените приказ из „Људи“ у „Листа“ или „Телефон“.
-
Отвара се прозор у којем тада можете сортирати контакте према различитим критеријумима и филтрирати и избрисати све дупле контакте.
-
Ако је потребно, важне контакте са којима редовно комуницирате можете опционално означити као фаворите у адресару.
-
Ако желите да одштампате прилагођену листу адреса, требало би да користите прилагођени приказ са другачијим редоследом уместо стандардног приказа. На овај начин можете појединачно сортирати сва релевантна поља за контакт и добити испис са подацима који су вам важни. У основи, има смисла одштампати неколико контаката и користити штампане листе контаката поред листа дигиталних адреса.
-
Можете избрисати контакт тако што ћете десним тастером отворити мени за избор. У доњем делу дијалог прозора пронаћи ћете ставку менија „Избриши“.
Видео водич: Како створити и сачувати нови контакт у програму Оутлоок
Створите нове контакте професионално
Ако желите да креирате нови контакт, то можете учинити једним кликом у области за контакт у програму Оутлоок. Ово ради скоро идентично у Оутлооку као у адресару Виндовс Виста или Виндовс КСП. Да бисте то урадили, прво идите на Нови контакт у менију Старт под „Ново“.
Након што кликнете на „Нови контакт“, отвара се прозор са различитим опцијама уноса:
Има смисла попунити маску за унос и све опције најважнијим подацима и подацима о контакту. На пример, поред имена и адресе, у поље за белешке можете да унесете и веб локацију или адресу за ћаскање или да креирате додатне белешке о контакту. Ово даје потпуну слику о особи. Посебно ако је контакт нов и непознат, има смисла укључити што више детаља. Након уноса, прозор се затвара у горњем десном углу помоћу дугмета „Сачувај и затвори“. Унос контакта се тада појављује у стандардном адресару. Пре него што унесете нови контакт, можете поставити адресар у који треба да се сачува. Такође је могуће преместити нови контакт из стандардног адресара у подмапу или га доделити групи контаката.
Аутоматски усвајајте адресе е -поште као контакте
У приватној или пословној е-пошти уобичајено је да се стално стварају нови контакти које желите да пренесете у адресар. Уместо мукотрпног преношења детаља о контакту, на пример адресе е-поште и других личних података, адресе е-поште можете аутоматски усвојити као нови контакт у програму Оутлоок. Ово се дешава аутоматски чим пошаљете поруку новом контакту или одговорите на е-поруку.
Такође је могуће аутоматски унети све примаоце е-поште у именик. Ово може бити корисно и ефикасно када сте део поруке неколицини адреса са којима бисте желели да касније комуницирате. Ако их сачувате, нови контакти ће бити сигурни примаоци. Осим тога, можете категорисати контакте у групи тако да касније једним кликом можете писати групи контаката.
Дупликати контаката притиском на дугме
Дуплирање контаката је такође занимљиво и практично. Можете уштедети много посла једним кораком. Копирање записа података је ефикасно, између осталог, ако морате да створите много запослених у компанији у програму Оутлоок, где се разликују само проширење и име. Помоћу тастерских пречица Цтрл + Ц и Цтрл + В, познатих у оперативном систему Виндовс, можете лако дуплицирати контакте.
Одвојите бројеве факса и адресе е -поште
Неки корисници описују проблем у Оутлооку у којем се приликом клика на поље "Прима" у е-порукама користе и бројеви факса поред адреса е-поште. Ово је погрешно сортирање у софтверу које се може очистити са неколико кликова. Да бисте то урадили, морате да спречите приказивање бројева факса у дијалогу „Изабери име: Контакти“.
Повежите Скипе и Оутлоок путем програмског додатка
Различите савремене методе рада сажете су под кровним изразом „Нови рад“. Флексибилно радно време, дигитализација и ефикасна комуникација део су Новог посла. Видео позиви су добро позната опција која се често посећује, посебно од пандемије короне. Они нуде могућност да ступите у контакт са људима било где у свету по ниским ценама или бесплатно и одмах путем Скипеа, Вхатсаппа или Зоома.
Скипе, као део породице Мицрософт, може се лако интегрирати у Оутлоок. Помоћу Скипе -а могуће је планирати Скипе позиве или конференције у Оутлооку и сваком контакту доделити појединачно Скипе име. Такође можете користити додатак за повезивање адресара у Оутлооку и телефонског именика у Скипеу. Ово гарантује да нема вишкова адреса и да постоји јединствена база података.
Сажетак и закључак о контактима програма Оутлоок
Организовање контаката у програму Мицрософт Оутлоок није тешко. Оутлоок открива свој пуни потенцијал када се контакти, е-пошта, задаци и календар користе као јединица. Оутлоок нуди, између осталог, софистицираног помоћника за увоз и извоз који се може користити за увоз контаката из старих верзија или других програма. Такође је могуће извозити или делити контакте, именик или листе контаката са другим интерним или спољним корисницима. Контакти који су од великог значаја могу се означити као омиљени.
Стварање новог контакта у Оутлооку могуће је без проблема због структуре менија прилагођене кориснику. Важно је да наставите опрезно при креирању нових адреса и да не мешате поља за име и презиме, на пример. Аутоматизовано чување контаката из долазне е-поште и једноставно филтрирање дуплираних контаката помоћу опсежне функције претраживања такође су неопходни и релевантни за праксу. Мицрософт Оутлоок са својим:
- Зрело контактно подручје,
- Много практичних опција и
- Његова структурирана површина
је гаранција за неискусне кориснике, као и за искусне кориснике да управљају контактима на смислен, дугорочан и професионалан начин.