Текст и брзи делови - Аутоматизација текста у програму Оутлоок

Како најбоље радити са брзим деловима у програму Оутлоок

Концепција е-поште у Оутлооку не мора бити индивидуална у сваком случају. У професионалном и приватном окружењу, слични или упоредиви е-маилови се стално дизајнирају. На пример, е -порука која прати понуду обично садржи аналогне текстуалне компоненте. Одговор на упит је такође неспецифичан и мора се променити у смислу броја или производа. Сличност у концепцији поште је у основи разумна и садржи корист коју не треба потценити. Ово се може постићи ако више радите са монтажним текстуалним модулима. У тренутној верзији програма Оутлоок 365, текстуални модули и њихове функције доступни су као брзи модули, који се разликују од других програма и верзија програма Оутлоок.

Видео водич: Како створити и користити текстуалне модуле у програму Оутлоок

Креирајте брзи део у програму Оутлоок - 5 битних корака до аутоматизације

Можете брзо дизајнирати брзу компоненту у програму Мицрософт Оутлоок:

1. Отворите нову пошту путем картице „Датотека“. У следећем кораку напишите одређени текст који желите да сачувате као брзи део.

2. Изаберите текст у програму Мицрософт Оутлоок и копирајте га. Да бисте то урадили, можете користити комбинацију тастера Цтрл + Ц као пречицу или пречицу.

   

3. У следећем кораку, са још увек означеним текстом, идите на картицу „Уметни“ и пређите на мени „Текст“.

   

4. Кликом на „Брзи делови“ отвара се нови прозор за избор у којем можете „Сачувати свој избор у каталогу брзих делова“.

   

5. Након што кликнете на „Сачувај избор у брзом каталогу делова“, отвара се други прозор са опцијама. Овде имате прилику да пружите додатне информације о текстуалном модулу.

   

Између осталог, можете:

• Доделите смислено име текстуалном модулу.
• Изаберите категорију или креирајте нову категорију, на пример „Понуде“ или „Уговор“.
• Уметните опис да бисте колеге информисали о садржају текстуалног модула.
• У опцијама изаберите начин на који текст треба уметнути као брзи део.

Кликом на "ОК" спремате брзи дио и можете га у било које вријеме уметнути у нову пошту.

Уметните брзи део у е -поруку - тако то функционише

Грађевни блок додан новој е -пошти има многе предности. Уграђивање текстуалних модула у е-пошту штеди време и ефикасно је. Осим тога, одлазне поруке су сличне по свом садржају и облику. Ово је посебно важно у професионалном окружењу, са упитом или понудом.

Имате две могућности за уградњу креираног текстуалног модула у е -поруку:

Алтернатива 1: уметните текстуални модул као што је аутотекст

Ваш брзи део са називом "Текстуални модул 1" аутоматски се приказује као опција за уметање чим унесете првих неколико знакова назива брзог дела у текст.

Низ „Текст“ је довољан да Оутлоок пронађе брзи део. Брзи део се убацује притиском на тастер Ентер. Ово вам штеди много времена при конципирању е-поште.

Алтернатива 2: Ручно интегрирајте брзу компоненту

Осим аутоматизоване варијанте, можете и ручно интегрисати брзу компоненту. Ово функционише без напора отварањем нове е -поште и помоћу курсора за навигацију до тачке у тексту у коју желите да се уметне текст.

У следећем кораку пређите на картицу „Брзи делови“ на картици „Уметни“. Кликните на ставку менија за приказ свих брзих делова који се могу уметнути.

Након што кликнете на жељену брзу компоненту, она ће се појавити у тексту ваше е-поште.

Организујте, уређујте и бришите брзе делове

Временом постаје неизбежно да се независно дизајнирани брзи грађевински блокови морају мењати или брисати. Делови текста, уграђени бројеви или проценти могу се променити. Да бисте променили или избрисали текстуални модул, поступите на следећи начин:

1. На картици "Уметни" идите на ставку менија "Брзи делови".

2. Отворите мени „Брзи делови“ и кликните на модул који желите да промените Отвара се нови мени за избор у којем можете уредити текстуални модул.

   

3. Између осталог, имате могућност уређивања својстава текстуалног модула. Можете прилагодити назив блока или опис. Под „Организовање и брисање“ долазите до „Организатор за модуле“, у којем можете уредити све ускладиштене текстуалне модуле и по потреби их избрисати.

   

4. Клик на „Затвори“ чува све измене у вашим личним текстуалним модулима. Измена текстуалних модула могућа је само у новијим верзијама програма Оутлоок. У Оутлоок 2007 или 2010 не постоји службени начин за накнадно уређивање брзих делова. Уз трик у којем текстуални модул спремате под другим именом, и даље можете уређивати и прилагођавати.

Укратко, функције Брзи делови и Аутотекст садрже основне опције за делимичну аутоматизацију стварања текстова. Коришћење обе функције идеално је за пословна писма у којима се користи посебан или уобичајен поздрав, попут "Поштовани". Личне честитке се такође могу сачувати као аутоматски текст.

Слично је и са позивом, честим жељама за рођендан или годишњицу или често постављаним питањима. Скраћенице и формулације могу се у било које време осмислити као брзи градивни блокови. На овај начин, потписи се такође могу уградити приликом замене стварног потписа. За слова и пословна писма, која се пишу од речи до речи, постоји и модул.

Осим функције брзих делова која се налази у Оутлооку, компаније и пословни људи користе алат за продуктивност Тект Екпандер фром Смиле. Са овом плаћеном апликацијом пословна писма и е -поруке могу се додатно професионализовати у вези са аутоматским текстом. Са Тект Екпандер -ом можете радити и на Виндовс -у и на Мац -у.

Савет:

Да бисте у сваком тренутку имали преглед својих брзих градивних елемената, има смисла и оријентисано је на праксу да их сортирате у разумљиве категорије.

Закључак

Креирање брзих делова у Мицрософт Оутлооку није тешко. Нови блок можете сачувати у 5 једноставних корака. Додељивање разумљивих категорија, јасни називи модула и јасан опис важни су за ефикасно укључивање брзих модула у е-пошту. Ова процедура за понављајуће е -поруке уштедеће вам много времена при зачећу. Осим тога, ова процедура гарантује да се на понуде или упите одговара и шаље једна другој.