Добро управљање подацима: задаци, алати и концепт

Ово су четири врсте података које морате апсолутно знати

Питање исправног управљања подацима постаје све важније за компаније. На крају крајева, велике количине података се свакодневно обрађују у компанијама, а њихово стављање на располагање с једне стране и заштита с друге стране само је дио управљања подацима.

Шта укључује управљање подацима? дефиниција

Управљање подацима се односи на прикупљање, употребу и складиштење података узимајући у обзир неколико параметара. С подацима треба управљати јефтино, сигурно и ефикасно. Управљање подацима требало би да омогући запосленима у предузећима и другим организацијама да користе податке за постизање циљева, доношење одлука, примену мера и тиме повећају вредност предузећа. Ова употреба података мора се одвијати под одређеним спецификацијама и увијек бити оптимизирана.

У том контексту, управљање подацима и управљање процесима блиско су испреплетени. На крају крајева, у многим компанијама подаци представљају имовину компаније. Одговарајући процеси су неопходни за ефикасну заштиту ове вредности, али и за стварање нових вредности и за приступ постојећим подацима без икаквих проблема.

За одговорно и ефикасно управљање подацима, компанијама је потребан концепт који обухвата све аспекте:

• Прикупља податке
• Сачувај податке
• обрадити податке
• Архивирајте податке
• брисање података

У најбољем случају, овај концепт узима у обзир захтеве компаније за управљање подацима и сигурност и заштиту података.

Постоје 4 различите врсте података

Да бисте заузели холистички приступ управљању подацима, важно је да разумете различите врсте података. На крају крајева, на пример, лични подаци као што су имена и адресе запослених желе да се третирају другачије од података које објављујете на веб локацији своје компаније на начин који је читљив за све.

Лични подаци

Сви подаци који се односе на одређене особе као што су имена, адресе или банковни подаци о запосленима су лични подаци. Међутим, прикупљени подаци о мерењу и подаци о клијентима такође се рачунају као лични подаци. Сви подаци који се односе на наше запослене и купце, као и на друге треће стране, рачунају се као лични подаци. Они морају бити посебно заштићени.

Осетљиви подаци предузећа

Сви подаци који се односе на тајне предузећа, попут пореских и рачуноводствених докумената, осетљиви су подаци компаније. Подаци који се генеришу током пројеката, као што су прорачуни, рецепти, подаци истраживања и техничко знање, такође се класификују као осетљиве информације. Интерне процедуре или процеси, листе купаца и корпоративне стратегије такође се рачунају у овој области. Овдје је важно јасно дефинирати које информације морају бити заштићене, а које не, као дио управљања подацима. Обично компаније имају нове запосленике који приликом приступања компанији потпишу уговор о повјерљивости, са којим се обавезују да неће откривати осјетљиве податке компаније трећим странама.

Секундарни подаци

Секундарни подаци произлазе из даље обрађених примарних података. Они се односе на све податке који су створени за другу сврху и који се такође јављају као део мере. На пример, ако се на фотографијама које су снимљене и објављене у просторијама компаније могу видети таблице запослених или купаца, то су секундарни подаци. Чак и ако је, на примјер, проведено истраживање, могу се појавити секундарни подаци. Стварни упитник су примарни подаци, а резултати који су сажети из ових примарних података и више не допуштају доношење било каквих закључака о испитаницима, тада су секундарни подаци.

Јавно доступни подаци

Ако се подаци деле са јавношћу на веб локацији сопствене компаније или у штампаним документима, они морају испуњавати одређене услове. На пример, ауторска права или права на жигове не могу бити повређена, на пример, на фотографији се могу видети други брендови осим вашег. Ваше логотипе и слогане треба заштитити од крађе од стране других, на пример тако што ћете их регистровати као реч или фигуративни знак.

Управљање подацима: Постоје ови задаци

У управљање подацима су укључени различити задаци.

• Прикупљање података Узимајући у обзир економију података, односно може се прикупити само онолико података колико је заиста потребно. У Општој уредби о заштити података (ГДПР) ова обавеза штедљивости је прописана.
• Осигурајте квалитет податакапажљивим радом при уносу података.
• Коришћење података учинити транспарентним.
• Избегавајте пренос података, ако је могуће. Што се више података премешта из А у Б, све сте рањивији на повреде безбедности или губитак података.
• Нека извори података буду лако доступни.
• Чувајте податке на сигуран начин, на пример у облаку или у оквиру софтвера базе података који је обезбеђен за ову сврху.
• Сигурни подаци и редовно правите резервне копије, на пример у облаку или на спољним медијима за складиштење.
• Заштитите системе датотека и читав ИТ, од хакерских напада или злонамерног софтвера. То је могуће уз заштитне зидове и најновију заштиту од вируса.
• Интерна заштита података додељивањем права у оквиру система података. На крају крајева, подаци о запосленима, на пример, такође морају бити заштићени од других запослених.
• Заштитите хардвер, против пожара, оштећења воде или пренапона.
• Пренесите компетентност у руковању подацимакако би се избегао погрешан рад.
• Проверите квалитет података, по могућству у фиксној правилности.
• Архивирање податакакако би обим података о системима и уређајима који се тренутно користе био што мањи. На пример, подаци се такође морају чувати за пореску управу у одређеним временским периодима, без обзира на то да ли су и даље потребни за текуће пословање.
• Трајно избришите податкекако би се са једне стране створио простор, а са друге да би се ослободили одговорности за заштиту података. Треба претходно пажљиво проверити да ли се подаци које треба избрисати заиста могу трајно избрисати или можда ипак неће бити потребни на другом месту. Брисање није исто што и брисање, па се подаци на неким чврстим дисковима једноставно преписују. Да бисте их заиста уклонили, требало би да радите са одговарајућим програмима као што је ЦЦлеанер.
• Придржавајте се правне сигурности и кроз а редовна анализа ваших података следе опште законе.
• Увид транспарентан правите и делите са другима.

Изазови и циљеви у управљању подацима

Изазов у управљању подацима је што су сви ови задаци међусобно повезани и дизајнирани што ефикасније и практично могуће. Сваки запосленик би требао имати приступ подацима који су му потребни без занемаривања заштите података. Такозвана смерница за управљање подацима може бити корисна за компаније. Ово дефинише начин на који се подаци обрађују у компанији.

Посебни изазови у управљању подацима произлазе, између осталог, из ових аспеката:

• стално повећање количине података (велики подаци)
• све перфиднији напади хакера на безбедност података
• Стално се мењају законски захтеви, што значи да компаније увек морају бити ажурне

Промене унутар организације такође компликују руковање подацима. С обзиром да тема управљања подацима постаје све важнија у многим компанијама, сада постоје чак и стална радна места, такозвани менаџери података, који се баве искључиво овом темом.

Управљање подацима: 4 могућа софтверска решења

Постоје различите опције и многа готова софтверска решења за управљање подацима у компанијама:

Системи за управљање садржајем	ЦМС су системи у којима се садржај и информације групишу. Базе података се такође могу интегрисати у системе за управљање садржајем.
Управљање главним подацима	Управљање матичним подацима значи централну администрацију матичних података, односно основних података организације. Било да се ради о подацима о запосленима или о клијентима - сви они потпадају под матичне податке и захтевају посебну заштиту.
Системи планирања ресурса предузећа	Са таквим холистичким софтвером могу се снимити сви ресурси организације. Радна опрема, материјали, месечни трошкови запослених и још много тога могу се пресликати преко тога.
Системи управљања документима	Такви системи се могу користити за складиштење, сортирање, управљање и архивирање докумената. На пример, ецоДМС је погодан за мала предузећа и самосталне предузетнике.

Гоогле, Орацле, САП и многе друге велике компаније нуде бројне алате и програме за управљање подацима.

Управљање подацима за физичка лица

За хонорарце, самосталне предузетнике и мала предузећа, тема управљања подацима је такође релевантна од првог дана и требало би да потраже одговарајући софтвер у раној фази.

Тема управљања подацима је такође релевантна као приватна особа, иако на мањем нивоу. На кућном рачунару, паметном телефону и таблету постоји велика количина података коју је потребно сортирати, управљати и правити резервне копије.

Корисни алати за управљање подацима

Можете управљати подацима помоћу одговарајућих алата - постоји прави софтвер за сваку намену:

• Са Ордер Ин ми Фолдер можете сортирати датотеке и управљати њима на свом Виндовс рачунару.
• ДирПринтОК штампа преглед фасцикли и датотека као листу.
• Уз ВисиПицс можете пронаћи дупликате фотографија на свом чврстом диску и избрисати непотребне слике како бисте направили простор за нове податке.
• ДупеГуру ће вам помоћи да пронађете дупликате датотека. Можете сортирати по различитим врстама датотека, попут музике, слика итд.
• Откључајте блокиране датотеке помоћу програма Унлоцкер.
• Софтвер Јајук вам омогућава да увезете музичку колекцију, а затим да је сортирате.
• Терминпланер.нет је једноставан алат за управљање датотекама.
• Ант Мовие Цаталог помаже у каталогизирању видео записа, ДВД-ова и Блу-зрака.
• Менаџер датотека Доубле Цоммандер је погодан за копирање и премештање датотека ради стварања реда на рачунару. Овај програм можете користити и за групно преименовање датотека.
• Дирцомп вам омогућава да упоређујете комплетне фасцикле једни с другима како би залихе података биле доследне.
• Уз преузимање "Брзо брисање празних фасцикли" можете лако избрисати празне фасцикле у програму Оутлоок.
• Фолдер Аке вам омогућава да делите фасцикле које садрже велике количине датотека у две или више фасцикли.
• Алат Тоуцан има само једну функцију: удобно и сигурно копирање датотека. Овај посао обавља на задовољавајући начин.
• Аудио књиге можете читати помоћу ЦДек -а или ЕасиТага и сачувати их на чврстом диску.
• Са ИсоБустером можете читати сликовне датотеке.

Савети и трикови за добро управљање подацима

Добро управљање подацима почиње правим алатима, али захтева много више. Ако следите неколико правила, продужићете животни циклус својих података и сачувати хаос у вашем систему:

• Нека квалитет података буде висок од самог почетка. Немојте уносити нетачне, непотпуне, лоше структуриране или непотребне податке. Избегавајте дуплирање.
• Имајте на уму важећи закон о заштити података како бисте избегли проблеме.
• Направите резервну копију података тако да увек можете да направите резервну копију.
• Учините употребу података транспарентном.
• Најбоље је да своје податке поставите тамо где имају крајње одредиште.
• Стандардизујте правописе и преводе.
• Аутоматизујте процесе као што је прављење резервних копија.
• Поједноставите процесе.
• Мрежна решења ефикасно и комбинују различите методе у циљу мапирања што потпунијег управљања подацима.
• Интеграција података и спајање различитих информација у јединствену структуру такође има смисла.

Закључак: управљање подацима захтева структуриране процедуре

Управљање подацима је сложено поље са много различитих захтева. Постоје различите врсте података и сваки од њих треба третирати различито. На пример, док су лични подаци подложни посебној заштити, други подаци су намерно доступни јавности. Управљање подацима поставља многе изазове у управљању, прављењу резервних копија и архивирању информација. Компаније су размажене избором из различитих софтверских решења. Приватни појединци такође се морају бавити темом управљања подацима. Многи мали алати помажу у томе и олакшавају суочавање са стално растућом количином података.