Дигитални адресари садрже збирку мање -више конзистентних контактних података. Понекад поздрав или назив компаније недостају, често постоји неколико правописа, на пример за телефонске бројеве.
Ако извезете свој адресар у Екцел, можете брзо видети где записи података имају празнине или чак грешке. Ово се може прикладније исправити у Екцелу: Овде је лакше копирати поља, а ту је и функција претраживања и замене.
Извезите податке о контакту
Адресар можете извести у Екцел на следећи начин:
- Отворите модул контакти.
- У програму Оутлоок до верзије 2007 позивате команду Датотека → Увоз / извоз на. У програму Оутлоок 2010 позивате Датотека → Отвори → Увези на.
- Одаберите Извези у датотеку и кликните Даље.
- Изаберите тип датотеке Мицрософт Екцел 97-2003 и кликните на Даље.
- Одаберите контакти и кликните Даље.
- Одредите где и под којим именом Екцел датотеку треба сачувати и кликните на Даље.
- кликните на Поља мапе. Проверите да ли су поља из Оутлоока исправно пресликана у поља у Екцел табели. Задаци се обично подударају. Ако не, једноставно превуците једно од поља из левог прозора у одговарајуће поље у десном прозору. Када завршите, затворите дијалог са У реду.
- кликните на комплетантако да се генерише Екцел датотека.
Уредите податке помоћу програма Екцел
Отворите датотеку са подацима о контакту у програму Екцел. Типичне недоследности, грешке у додељивању и различити правописи могу се брзо идентификовати у табели. Често поздрав недостаје, понекад су делови имена погрешно додељени:
Овде можете једноставно копирати и залепити колону поздрав попуните исправне поздраве и исправите нетачне задатке користећи драг & дроп.
Са командом Претражите и замените исправити различите правописне бројеве телефона и факса. Да бисте то урадили, означите одговарајуће колоне пре него што позовете команду како бисте ограничили претраживање на њих. На овај начин можете такође уметнути позивни број земље (+49 за Немачку) испред телефонског броја и уклонити прву нулу из позивног броја.
Да бисте спречили промену телефонских бројева и поштанских бројева случајним обликовањем ћелије (нпр. Доделом формата датума), овим пољима је претходио апостроф при извозу из Оутлоока. Екцел тумачи ове бројеве као текст, а не као нумеричке вредности. Приликом претраживања у Екцелу не смете унети претходни апостроф, у супротном Екцел неће пронаћи појмове за претрагу.
Када завршите са уређивањем, сачувајте Екцел датотеку у формату Радна свеска програма Екцел 97-2003 и затворите га.
Поново увезите контакте
Промењену Екцел датотеку можете извести назад у Екцел на следећи начин:
- Позовите команду у програму Оутлоок до верзије 2007 Датотека → Увоз / извоз или у програму Оутлоок 2010 Датотека → Отвори → Увези на.
- Одаберите Увоз из других програма или датотека и кликните на Даље.
- Изаберите тип датотеке Мицрософт Екцел 97-2003 и кликните на Даље.
- Изаберите Екцел датотеку. Под Опције изабрати Дупликати због увезених елемената заменити искључено. Затим кликните на Даље.
- Изаберите као циљну фасциклу контакти а затим кликните Даље.
- кликните на комплетантако да се подаци увозе.