Ево згодног начина да очистите свој адресар помоћу програма Екцел

Дигитални адресари садрже збирку мање -више конзистентних контактних података. Понекад поздрав или назив компаније недостају, често постоји неколико правописа, на пример за телефонске бројеве.

Ако извезете свој адресар у Екцел, можете брзо видети где записи података имају празнине или чак грешке. Ово се може прикладније исправити у Екцелу: Овде је лакше копирати поља, а ту је и функција претраживања и замене.

Извезите податке о контакту

Адресар можете извести у Екцел на следећи начин:

1. Отворите модул контакти.
2. У програму Оутлоок до верзије 2007 позивате команду Датотека → Увоз / извоз на. У програму Оутлоок 2010 позивате Датотека → Отвори → Увези на.
3. Одаберите Извези у датотеку и кликните Даље.
4. Изаберите тип датотеке Мицрософт Екцел 97-2003 и кликните на Даље.
5. Одаберите контакти и кликните Даље.
6. Одредите где и под којим именом Екцел датотеку треба сачувати и кликните на Даље.
7. кликните на Поља мапе. Проверите да ли су поља из Оутлоока исправно пресликана у поља у Екцел табели. Задаци се обично подударају. Ако не, једноставно превуците једно од поља из левог прозора у одговарајуће поље у десном прозору. Када завршите, затворите дијалог са У реду.
8. кликните на комплетантако да се генерише Екцел датотека.

Уредите податке помоћу програма Екцел

Отворите датотеку са подацима о контакту у програму Екцел. Типичне недоследности, грешке у додељивању и различити правописи могу се брзо идентификовати у табели. Често поздрав недостаје, понекад су делови имена погрешно додељени:

Овде можете једноставно копирати и залепити колону поздрав попуните исправне поздраве и исправите нетачне задатке користећи драг & дроп.

Са командом Претражите и замените исправити различите правописне бројеве телефона и факса. Да бисте то урадили, означите одговарајуће колоне пре него што позовете команду како бисте ограничили претраживање на њих. На овај начин можете такође уметнути позивни број земље (+49 за Немачку) испред телефонског броја и уклонити прву нулу из позивног броја.

Да бисте спречили промену телефонских бројева и поштанских бројева случајним обликовањем ћелије (нпр. Доделом формата датума), овим пољима је претходио апостроф при извозу из Оутлоока. Екцел тумачи ове бројеве као текст, а не као нумеричке вредности. Приликом претраживања у Екцелу не смете унети претходни апостроф, у супротном Екцел неће пронаћи појмове за претрагу.

Када завршите са уређивањем, сачувајте Екцел датотеку у формату Радна свеска програма Екцел 97-2003 и затворите га.

Поново увезите контакте

Промењену Екцел датотеку можете извести назад у Екцел на следећи начин:

1. Позовите команду у програму Оутлоок до верзије 2007 Датотека → Увоз / извоз или у програму Оутлоок 2010 Датотека → Отвори → Увези на.
2. Одаберите Увоз из других програма или датотека и кликните на Даље.
3. Изаберите тип датотеке Мицрософт Екцел 97-2003 и кликните на Даље.
4. Изаберите Екцел датотеку. Под Опције изабрати Дупликати због увезених елемената заменити искључено. Затим кликните на Даље.
5. Изаберите као циљну фасциклу контакти а затим кликните Даље.
6. кликните на комплетантако да се подаци увозе.