Оутлоок: Сачувајте е -пошту као ПДФ датотеку: ПДФЦреатор

Тако се то ради!

Желите ли да сачувате важне поруке е -поште у фасцикле архиве на одређеном месту на чврстом диску? На пример, е-поруке са фактурама, осетљивим подацима о клијентима или садржајем који се, са правне тачке гледишта, морају чувати дугорочно. Познати и популарни ПДФ формат погодан је за ову сврху као поуздан и дуготрајан архивски формат. Заузима мало простора на чврстом диску, може се отворити на различитим крајњим уређајима и нуди висок ниво сигурности.

Чување ПДФ датотека у програму Оутлоок: ово су одговарајући програми

За разлику од програма Мицрософт Ворд или Мицрософт ПоверПоинт, Мицрософт Оутлоок не нуди уграђену опцију за чување или претварање ПДФ датотека. Једна од опција је плаћени програм „Адобе Ацробат“, који може да креира ПДФ датотеке из Оутлоока. Ако сте заинтересовани за бесплатно решење са сличном функционалношћу, требало би да користите ПДФЦреатор као алтернативу.

Алат је доступан у немачкој верзији и стално се развија. Инсталира виртуелни управљачки програм штампача и креира ПДФ датотеке помоћу команде „Штампај“. Помоћу ПДФЦреатор -а можете да креирате документе као ПДФ датотеке из било ког Виндовс програма. Ако редовно радите са везама у документима, ПДФ Цреатор није први избор. То је зато што софтвер не прихвата хипервезе и на њих се не може кликнути у креираној ПДФ датотеци. У овом случају, корисници оперативног система Виндовс 10 могу користити испоручени бесплатни алат „Мицрософт Принт то ПДФ“. У свим осталим случајевима, ПДФЦреатор као бесплатни ПДФ алат прави је избор због своје брзине и једноставности употребе.

Инсталирајте ПДФ Цреатор

1. Први корак је инсталирање ПДФЦреатор -а за неколико секунди отварањем адресе хттпс://ввв.пдффорге.орг/де/пдфцреатор/едитионс у вашем веб прегледачу. Затим преузмите најновију верзију ПДФЦреатор -а. Имате избор између бесплатне једнокорисничке верзије или плаћене вишекорисничке и серверске верзије.

   

2. Након што се инсталацијска датотека учита, покрените је двоструким кликом.

   

3. Чаробњак за подешавање води вас кроз подешавање и даје вам важне информације о исправној инсталацији. Између осталог, можете поставити језик програма и приказати информације о лиценцном уговору или поставкама заштите података.

   

4. Софтвер ће бити инсталиран на вашем рачунару у року од неколико секунди. Након инсталације можете приступити приручнику на мрежи или претражити теме помоћи у бази знања. Ако имате било каквих питања док користите ПДФ Цреатор, доступна је и подршка за вишејезичну заједницу. ПДФЦреатор је спреман за употребу и може претворити поруке е -поште у ПДФ датотеке са само неколико кликова у оквиру програма Мицрософт Оутлоок.

   

Сачувајте е -пошту као ПДФ - тако то функционише

Могуће је сачувати е -пошту у ПДФ формату са само неколико кликова и поставки. Са следећих 6 корака можете креирати професионалне ПДФ датотеке са одређеним насловима докумената и подацима о аутору и кључним речима, што олакшава касније претраживање:

1. Отворите било коју поруку е -поште коју желите да сачувате као ПДФ.

2. На картици Датотека идите у мени → Штампај.

3. Изаберите ПДФЦреатор као штампач.

   

4. У случају е-поште са више страница, можете одредити које странице треба сачувати. Да бисте то урадили, кликните на Опције штампања и унесите бројеве страница. Чување само означене области или делова означеног текста није могуће у ПДФЦреатору.

   

5. У следећем кораку кликните на дугме „Штампај“. Отвара се нови прозор у који можете унети спецификације за документ који треба сачувати.

   

6. У горњем делу прозора за избор можете одредити формат у који ће се документ сачувати. Поред стандардне ПДФ датотеке, можете бирати између:

   • различити нивои компресије,
   • складиштење као графичка датотека или
   • архивирање као заштићена ПДФ датотека.
   

7. У средњем делу прозора за избор потребно је навести путању и назив датотеке под којом треба да се сачува ПДФ датотека.

8. У доњем делу важно је унети смислен наслов документа. Ова процедура ће вам олакшати касније проналажење документа. Истовремено, помаже примаоцима да доделе датотеку. Између осталог, можете користити оригинални наслов е -поште или појединачни наслов. Такође можете унети тему и / или кључне речи. Ове информације се могу видети у Виндовс Екплореру или користити као речи за претрагу.

   Постоји и могућност спајања креиране ПДФ датотеке директно са другом датотеком. Ако желите ово, активирајте дугме Мерге. Такође можете приложити ПДФ датотеку директно у е -поруку или је проследити или отпремити путем Дропбок -а или ФТП -а.

   

9. Ако желите подразумевано да сачувате датотеку, кликните на зелено поље за потврду "Сачувај". Наслов документа се користи као назив датотеке. Можете да промените име последњи пут пре почетка процеса чувања.

   „ПДФ Арцхитецт“ затим креира вашу ПДФ датотеку у позадини. Ако имате кориснички налог код произвођача ПДФФорге, можете се пријавити и сачувати датотеку и на овом налогу. Алтернативно, можете да креирате нови кориснички налог. Дизајнирана ПДФ датотека приказана је у "ПДФ Арцхитецт".

Савет: Подразумевано, софтвер ПДФФорге "ПДФ Арцхитецт" се користи као програм за приказ ПДФ датотека креираних помоћу ПДФЦреатер -а. Ако желите да наставите са читањем ПДФ датотека помоћу бесплатног програма „Адобе Ацробат Реадер“ или неког другог алата, ово можете сачувати у поставкама ПДФЦреатор -а. Такође можете променити избор стандардних апликација у поставкама оперативног система Виндовс.

ПДФ датотеке у основи нуде ове предности

Лако је могуће сачувати е -пошту из Оутлоока као ПДФ датотеку. Осим што се могу сачувати, ПДФ датотеке нуде и многе предности у односу на друге формате, као што је МСГ Оутлоок формат за складиштење. Док МСГ датотеке могу читати само Оутлоок и неколико програма за е-пошту и конверзију, ПДФ формат се користи широм света.

Бесплатни програми за читање ПДФ -а, попут Адобе Ацробат Реадер -а, гарантују да га примаоци ПДФ датотеке могу читати на готово сваком уређају. ПДФ датотеке су такође компримоване док се чувају и у већини случајева су мање од изворног документа. Осим тога, задржавају се обликовање, слике, уграђени фонтови и општи изглед.

Заштита докумената је од суштинског значаја, посебно када их шаљете путем Интернета. Постављањем опција датотеке са осетљивим садржајем могу се заштитити од неовлашћене крађе података. Исто се дешава додељивањем лозинке. У том случају, неовлашћена лица неће моћи да отворе датотеку и прочитају њен садржај.

Уз додатну вредност ПДФ датотека и могућност коришћења кључних речи и смисленог наслова за лакше проналажење ПДФ датотека, ПДФ датотеке су идеалне за архивирање е -поште у програму Оутлоок.

Резиме: Брзо и једноставно направите резервну копију е -поште у програму Оутлоок са ПДФ Цреатор -ом

Ако желите дугорочно сигурно архивирати поруку е-поште, ПДФ формат је посебно погодан за то. Пошто Мицрософт Оутлоок не нуди уграђену конверзију у ПДФ формат, морате користити спољни софтвер. Циљно оријентисан и прилагођен програм који је коришћен милион пута је ПДФЦреатор. Једном инсталиран као виртуелни управљачки програм штампача, може се користити за претварање докумената у ПДФ датотеке из било које Виндовс апликације.

У Оутлооку бирате функцију штампања, уносите наслов документа, кључне речи и путању за складиштење и можете архивирати вашу е-пошту са само неколико кликова. ПДФЦреатор ради једнако поуздано као и плаћени програми, па се стога препоручује као виртуелни управљачки програм за ПДФ штампач за Виндовс и Мицрософт Оутлоок.