Оутлоок контакт групе - ефикасна комуникација у групи

Како направити листе за дистрибуцију

Свакодневно, у професионалном или приватном окружењу, постоји потреба за слањем е-поште различитим врстама људи или групама људи. У многим случајевима садржај једне поруке мора доћи до различитих прималаца. Неискусни корисници програма Оутлоок могу радити са „копирај и залепи“ за такав задатак и на овај начин послати садржај поруке различитим контактима.

Слање порука више прималаца уз „копирај и залепи“ је највише друго најбоље решење. Поред чињенице да је копирање и лепљење текстова склоно грешкама, мора се узети у обзир и временски фактор. Боља алтернатива је стварање групе контаката или листа дистрибуције у програму Оутлоок. Појмови дистрибутивна листа и контакт група имају исто значење. До верзије програма Оутлоок 2007 коришћен је израз "листа дистрибуције". Од програма Мицрософт Оутлоок 2010, листа дистрибуције замењена је изразом „група контаката“, који се такође користи у тренутној верзији система Оффице Оутлоок 365. Користећи листу дистрибуције у програму Мицрософт Оутлоок, једним кликом можете додати групу прималаца у поруку. Креирање групе контаката и листа за дистрибуцију у програму Оутлоок није тешко и штеди много времена у професионалној комуникацији путем е-поште.

Креирање Оутлоок групе контаката - практични савети за прераду

Да бисте креирали нову групу контаката у програму Мицрософт Оутлоок, прво пређите на картицу „Старт“. Нова листа дистрибуције се затим може креирати помоћу дугмета „Нове ставке“. У тренутној верзији Оутлоока, ставка менија „Контакт група“ дубље је уграђена у траку менија него у старијим верзијама програма Оутлоок. Дугме можете пронаћи под: "Додатни елементи> Група контаката."

Након што притиснете дугме „Група контаката“, отвара се прозор за избор у којем можете извршити појединачна подешавања за нову листу дистрибуције. Помоћу тастатуре изаберите тастерску пречицу Цтрл + Схифт + Л.

Имате следеће опције и опције:

дугме

Израз

Сачувај близу

Ставка менија „Сачувај и затвори“ је неопходна на крају стварања нове групе контаката. Помоћу дугмета можете сачувати све информације о новим члановима и примаоцима. Као резултат тога, група контаката вам је доступна у сваком тренутку приликом слања конвенционалне е-поште. Важно: Пре него што пошаљете поруку на листу за дистрибуцију у програму Оутлоок, група контаката мора бити сачувана. То се постиже додељивањем јединственог имена и потврдом тога кликом на дугме „Сачувај и затвори“.

Избриши групу	Брише листу дистрибуције.
Напредна група	Листа за дистрибуцију коју сте креирали у програму Мицрософт Оутлоок може се проследити другим људима. Могуће је послати листу дистрибуције у Интернет формату као вЦард у датотекама или алтернативно као Оутлоок контакт.

Чланови и белешке

Можете да изаберете приказ прозора на картици "Екран". Помоћу дугмета „Чланови“ можете видети информације о свим члановима групе. Коментаре на листу за дистрибуцију можете унети под Напомене.

Додајте чланове

Дугме „Додај чланове“ може се схватити као срце групе контаката у програму Мицрософт Оутлоок. Чланове групе можете груписати са: Оутлоок контакти, Адресар интегрисан у софтвер или Нови контакт путем е -поште додати на листу дистрибуције.

Уклони члана	Да бисте уклонили члана групе са листе за дистрибуцију, изаберите унос и кликните на дугме "Уклони члана". Унос је избрисан.
Ажурирање сада	Кликните на дугме „Ажурирај сада“ да бисте ажурирали приказ у прозору. Сви уноси су ажурирани.
Таб "Комуницирај"	На картици „Комуникација“ имате могућност да изаберете контакт са листе за дистрибуцију и напишете појединачну поруку е -поште овој особи. Такође је могуће креирати захтев за састанак за одређени контакт.
Таб "Категорије"	Као и код календара Оутлоок, такође имате могућност да елемент доделите категорији за листе дистрибуције. Осим тога, можете подесити да се накнадно подсети на контакт групу. Такође можете означити листу дистрибуције као „приватну“.

Укратко, имате различите опције и опције подешавања за појединачно постављање групе контаката и прилагођавање вашим потребама. Ако желите касније да прилагодите креирану групу контаката и, на пример, додате нове чланове из именика, то можете учинити у било ком тренутку помоћу дугмета „Старт> Адресар“.

Након што изаберете исправан адресар, можете да препознате листу дистрибуције по икони која приказује две стилизоване главе. Спецификације листе дистрибуције можете променити кликом на дугме "Својства". Све адаптације морају бити потврђене са "ОК". Алтернативно, све личне листе за дистрибуцију можете пронаћи на траци менија на картици „Контакти“ у програму Мицрософт Оутлоок.

Пошаљите е -поруку групи контаката у четири корака

Након што креирате нову групу контаката, можете да користите креирану групу дистрибуције за писање више прималаца у једном кораку помоћу програма Оутлоок. Са 4 једноставна корака можете послати нову пошту дистрибутивној групи:

1. Отворите нову е -поруку кликом на "Старт> Нова е -пошта".

   

2. Отвара се познати прозор за унос е-поште са којим можете дизајнирати и послати нову е-пошту.

   

3. Уместо да ручно унесете е-адресу примаоца, кликните на дугме „За“ и потражите жељену групу контаката у адресару. Ако сте једној групи за дистрибуцију послали нову поруку, довољно је да у поље за унос дугмета „За“ унесете прва слова имена листе дистрибуције. Након неколико притисака тастера, група контаката се приказује као предлог и може се изабрати.

   Као и код уобичајених порука е-поште, приликом слања поруке групи контаката такође можете одлучити да ли ће:

   • У пољу „За“ шаље се у обичном тексту свим примаоцима групе контаката. У овом случају, адресе е -поште свих чланова дистрибутивне групе видљиве су свима.
   • Копију треба послати свим примаоцима из групе контаката у поље "Цц".
   • Требало би да се пренесе невидљиво у поље "Бцц". Ако се порука пошаље на листу за дистрибуцију путем „Бцц“, адреса е-поште неће бити прослеђена.
   

4. Пошаљите поруку кликом на дугме "ОК". Биће послато свим члановима групе према вашим спецификацијама.

Слање поруке путем листе за дистрибуцију у Оутлооку је слично испробаном слању е-поште различитим примаоцима. Комбиновањем прималаца у дистрибутивну групу, порука може доћи до многих адресара у једном кораку. Ова процедура је нарочито ефикасна када се поруке морају слати истој групи људи у непрекидним интервалима. На пример, сви запослени у одељењу или сви теренски радници у пословној јединици могли би се груписати заједно у контакт групу. Поруке са истим садржајем се затим могу слати на листу за дистрибуцију.

Сажетак и закључак: Рад са листама дистрибуције у програму Оутлоок ефикасан је и једноставан

Има смисла створити групе контаката у програму Мицрософт Оутлоок ако фиксна група људи стално прима е-пошту са истим садржајем. У професионалном окружењу, сврсисходно је поставити дистрибутивну листу за свако одељење или дистрибутивну групу за све запослене у предузећу. Исто се односи на клубове или у приватном сектору. Листа дистрибуције се креира у програму Оутлоок на картици „Старт“ помоћу дугмета „Нове ставке“.

У старијим верзијама програма Оутлоок називи дугмади и структура менија се разликују. У групу за дистрибуцију могу се додати и познате и сачуване у адресару, као и нове адресе е-поште.

Постојећу групу контаката можете прилагодити, пренети другим примаоцима или избрисати у само неколико кликова. Корисници програма Мицрософт Оутлоок који професионализују комуникацију са контакт групама или, у старијим верзијама, са листама дистрибуције штеде драгоцено време и минимизирају могућност грешака при копирању и лепљењу е -порука.