Савети стручњака за рад са програмом Оутлоок
Мицрософт Оутлоок је један од најпопуларнијих комуникационих програма које свакодневно користе милиони људи широм света. Оутлоок би требало да помогне, између осталог, да писмену комуникацију путем е-поште учини ефикаснијом и професионалнијом. Да би се то обезбедило, Оутлоок има бројне функције. Функција сортирања је неопходна опција за свакодневни рад.
Сортирање и циљано архивирање е-поште, прилога и информација важно је и у Оутлооку и уопште у аналогној канцеларијској комуникацији. Регистри и фасцикле су неопходни у канцеларијама, на пример, за складиштење ванмрежних докумената на основу разумљивих критеријума. Добро осмишљена структура фасцикли и функција сортирања у Оутлооку такође гарантују да су битне информације и е-поруке доступне у само неколико кликова.
Како се користи функција сортирања у програму Оутлоок
Неки корисници програма Оутлоок примају стотине е -порука дневно. Са толико информација тешко је пратити ствари и изабрати прави приказ. Неопходно је омогућити аутоматско приказивање порука према дефинисаним критеријумима. Уграђена функција сортирања програма Мицрософт Оутлоок може вам помоћи да ефикасно и на кориснички оријентисан начин сортирате поруке. Функцију сортирања можете користити на следећи начин:
-
Идите до било које фасцикле. Изнад е-порука које се налазе у директоријуму пронаћи ћете функцију сортирања и филтрирања програма Мицрософт Оутлоок.
-
Између осталог, поруке можете филтрирати према следећим критеријумима:
- Прочитајте или непрочитајте поруке.
- По приоритету.
- До почетка или датума доспећа.
- По величини.
- По предмету.
- Од пошиљаоца.
- По типу.
- Према биљкама.
- По рачуну.
Осим тога, у дијалогу „Сортирање“ можете одредити да ли најновији или најстарији елемент увек треба да се појави при врху.
Мноштво опција за избор, које можете препознати када их активирате квачицама, омогућавају вам да посебно уредите садржај фасцикле. На овај начин можете на први поглед видети који су задаци, информације и поруке важни и које треба обрадити. Поставке функције филтера су јасне и могу се прилагодити у року од неколико секунди.
Како сортирати и структурирати Оутлоок - 2 важна стручна савета
Осим важне функције сортирања у програму Мицрософт Оутлоок, комуникацијски програм можете професионално структурирати са само неколико промјена. Два битна савета стручњака могу вам помоћи овде:
Савет стручњака 1: створите фасцикле за чување е-поште према теми
Уз пријемно сандуче са стотинама порука, лако је изгубити појам о стварима. Коришћење функција „Сортирај“ и „Претражи“ у Оутлооку може помоћи у бржем приказивању е -порука које тражите. Истовремено, обе функције нису панацеа када је у питању структуриран рад са Оутлооком. Да бисте изградили структуру у програму Оутлоок, важно је радити са системом личних фасцикли. Лични фолдери су корисни јер се могу користити за сортирање и складиштење порука е-поште по темама.
Можете лако да креирате лични фолдер у структури фасцикли вашег поштанског сандучета. Ово функционише тако што ћете десним тастером миша кликнути на област у којој треба да се генерише лична фасцикла. У дијалогу који се појави изаберите „Нова фасцикла“ и доделите име. Као резултат тога, фасцикла припада вашем систему личних фасцикли и појављује се у вашем приказу.
Добро осмишљена структура фасцикли и систем фасцикли професионализују рад са Оутлооком и део су канцеларијске организације која гледа у будућност.
Савет 2 стручњака: категоризујте е -пошту у програму Оутлоок
Не сортирате е-поруке у Мицрософт Оутлооку искључиво помоћу уграђене функције сортирања. Осим тога, категорије вам могу помоћи да класификујете е -пошту и организујете поштанско сандуче. На пример, можете именовати категорије према одељењима или именима купаца или разјаснити статус обраде помоћу категорије. Кључне речи попут „извршено“ или „доспело плаћање“ параметри су сортирања који вам помажу да се боље организујете.
Да бисте креирали нову категорију, идите на област менија „Категорије“ на картици „Почетна“ и изаберите „Све категорије“ из падајућег менија. У дијалогу кликните на дугме "Ново". Након што сте унијели назив за своју нову категорију, потврдите процес са ОК. Као резултат тога, можете поделити своје е-поруке у одређене категорије и прецизније их визуализовати помоћу кодирања у боји.
Функција сортирања у програму Оутлоок може помоћи у организовању е -порука на професионалан начин
Функција сортирања у програму Мицрософт Оутлоок важан је алат који вам је на располагању. Помаже при појединачном сортирању и приказивању е -поште у пријемном сандучету или у другим фасциклама. Избор категорија гарантује да се сортирање може извести према плану.
Осим тога, има смисла поставити разумљиве структуре фасцикли како бисте организовали долазну комуникацију у програму Оутлоок. Функција категорија у Оутлооку је неопходна ако желите да сегментирате е -пошту према области. Све заједно узете опције су ефикасне како бисте могли да сортирате, складиштите и пронађете е-пошту у Оутлооку у било ком тренутку.
