Аутоматско архивирање у програму Оутлоок - шта треба да знате

Да ли вам заиста требају имејлови од пре пет година у пријемном сандучету или ваш распоред и списак обавеза из 2008? У супротном се препоручује да стари баласт премјестите из Оутлоока. Ово ће ваш Оутлоок поново учинити бржим - у

АУТОАРХИВИРАЊЕ Оутлоока је намењено за ову сврху: премешта старије податке у архивску датотеку било након упита или аутоматски. Као и лична фасцикла, архива је сачувана у датотеци у ПСТ формату тако да можете у било ком тренутку поново отворити архиву помоћу програма Оутлоок и приступити е-порукама, обавезама и задацима које садржи. Архива се такође може поделити на неколико датотека тако да можете имати различите датотеке архиве за 2008, 2009. и 2010. годину, на пример.

Узгред, могуће је и посебно искључити појединачне е -поруке или састанке из архивирања.

Иначе, Оутлоок не архивира контакте јер то не би имало смисла.

Стандардне поставке у односу на појединачна подешавања

Аутоматско архивирање се може конфигурисати појединачно. Пре свега, дефинишите стандардна подешавања: Колико често се архивирају, колико „стари“ морају да буду подаци да би били архивирани, у којој датотеци се чувају подаци, да ли старе податке треба избрисати уместо архивирати?

Осим тога, можете изабрати поставке за појединачне Оутлоок модуле, на пример за е-пошту или за појединачне фасцикле у пријемном сандучету, које одступају од стандардних поставки. На овај начин је могуће, на пример, архивирати календар састанака једном годишње, док се старији е-маилови предају спољним сарадницима након шест месеци. Или е-поруке за одређени пројекат остају трајно у програму Оутлоок, док се остале е-поруке архивирају након годину дана.

Ако ионако желите да подесите различита подешавања за сваки Оутлоок модул, можете прескочити стандардне поставке. Ако је тако, ипак прочитајте следећи одељак, јер су овде објашњене све опције подешавања.

Подесите подразумеване поставке

Стандардне поставке за функцију архиве дефинишете на следећи начин:

1. У Оутлооку до верзије 2007 позовите команду ЕКСТРАС >> ОПТИОНС и отворите регистар ЈОШ. У програму Оутлоок 2010 позовите команду ФИЛЕ >> ОПТИОНС и отворите картицу НАПРЕДНО.
2. У Оутлооку до 2007. кликните на дугме АУТО-АРХИВИРАЊЕ, у програму Оутлоок 2010 на ПОСТАВКЕ АУТО-АРХИВИРАЊА.
3. Активирајте опцију АУТОАРХИВАЊЕ СВАКИХ Кс ДАНА и наведите интервал у којем треба да се врши архивирање.
4. Ако вам смета што морате да потврдите дијалог за сваки процес архивирања, деактивирајте опцију ПОЧНИТЕ АУТОАРХИВАЊЕ ПОСЛЕ ПОТВРДЕ.
5. Ако у Оутлооку означите е-пошту која вам више не треба као истекла и не желите да је архивирате, активирајте опцију БРИШИ ИСТЕКЛЕ СТАВКЕ (САМО Е-МАИЛ ФОЛДЕР).
6. У сваком случају активирајте опцију АРХИВИРАЊЕ ИЛИ БРИШАЊЕ СТАРИХ ЕЛЕМЕНАТА.
7. Ако активирате опцију ПРИКАЖИ АРХИВУ ФОЛДЕРА НА ЛИСТИ ФОЛДЕРА, Оутлоок аутоматски отвара архивску датотеку након архивирања и приказује је на листи фасцикли. То значи да можете одмах приступити архивираним подацима, али тада морате да се одрекнете предности брзине оутсоурцинга.
8. У пољу ДЕЛЕТЕ ЕЛЕМЕНТС ИФ СТАРИ ТХАН наведите колико би подаци требали бити стари како би се премјестили у архиву (или потпуно избрисали).
9. Ако желите да се подаци пренесу у архиву, активирајте опцију МОВЕ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТС ТО у и изаберите жељену фасциклу путем СЕАРЦХ или унесите назив нове архиве коју Оутлоок треба да створи у поље поред дугмета.
10. Ако уместо тога желите неповратно избрисати старе податке, активирајте опцију КОНАЧНО ИЗБРИШИ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТЕ. Да бисте одмах уклонили све старе елементе, кликните на ПРИМЕНИ ПОСТАВКЕ НА СВЕ ФАПЛЕРЕ - али запамтите да се то не може поништити.
11. Затворите дијалоге.