Координирајте састанке без заједничког календара

Свако ко је икада покушао да усклади састанке са неколико људи зна колико то може да кошта е-порука и позива, посебно ако немају сви приступ заједничком календару преко Екцханге-а. Прочитајте овај пост да бисте сазнали како да изађете

Ако преко Екцханге имате приступ дневницима свих учесника, није тешко (у зависности од оптерећења) пронаћи термин за који сви имају времена. Међутим, постаје тешко када морате пронаћи заједнички термин „слепи летећи“. Затим је пре свега: дајте предлоге за термин, прикупите повратне информације, евентуално телефонски разјасните да ли учесник не може да одложи термин који је планиран на другом месту, а затим одредите заједнички термин. У зависности од верзије програма Оутлоок, имате неколико могућности за подношење предложених датума:

Учесницима е -поштом шаљете избор могућих датума - али то има смисла само ако сви учесници користе Оутлоок.

Учесницима шаљете избор могућих обавеза у облику датотека иЦалендар, које се могу отворити помоћу програма Оутлоок и других програма календара. Ово је могуће и са старијим верзијама програма Оутлоок.

Осталим учесницима шаљете одломак из календара са релевантним периодом. Они могу или да виде где још постоје састанци у вашем календару или које састанке предлажете. Будући да се подаци уписују директно у текст е-поште и прилажу као иЦалендер датотека, ово је варијанта која је „најприкладнија за корисника“, чему се радују и корисници који воде папирнати календар. Међутим, ова опција је доступна само од програма Оутлоок 2007 па на даље.

Алтернативно, доступан је веб-алат „Доодле“ за заказивање састанака-ово одговара и онима који одбијају електронске календаре.

Према истраживању у Швајцарској, отприлике половина свих корисника интернета има папирнати календар - посебно жене преферирају папирнате календаре. Наравно, изводи из календара из Оутлоок или иЦалендар датотека не могу се увести у такав „аналогни“ календар. Веб услуга попут ввв.доодле.цом може вам помоћи овде. У њему креирате табелу са могућим датумима и шаљете везу до табеле свим адресама. Отварају везу и означавају све датуме за које имају времена. Чим једна од позваних особа унесе датуме, добићете обавештење као позвана страна. Ово ће вам омогућити да попуните анкету када сви одговоре.

Сада постоје и Доодле додаци за Оутлоок, Екцханге и друге алате за календар. Ово можете користити за синхронизацију уноса у Доодле -у са електронским календаром. Додатни додатак за прегледач омогућава приступ Оутлоок адресару, олакшавајући слање позива учесницима.

Пошаљите изабране датуме

Најједноставнија варијанта, под условом да сви примаоци користе Оутлоок: У календар уносите предложене датуме и шаљете их људима које желите да позовете. Обавезе су приложене е-пошти као Оутлоок датотеке са обавезама и прималац их може пренети у календар двоструким кликом. Ако пошиљалац има Оутлоок 2007 или 2010, он такође може да убаци податке о обавези у облику текста у поруку (и / или да их приложи као Оутлоок датотеку).

1. Прво у календар унесите предложене датуме.
2. Отворите нову поруку.
3. Попуните пошиљаоца и тему.
4. У програму Оутлоок до верзије 2003 кликните на малу стрелицу десно од иконе заграде (уметните датотеку), па даље елемент (у Инсерт-Мени нема команде елемент). У Оутлоок 2007 и 2010 кликните на картицу Инсерт у групи Закључати у на Оутлоок ставка.
5. Изаберите календар.
6. У програму Оутлоок до верзије 2003 постоји само опција са десне стране испод дугмади Уметни као: прилог да бисте изабрали. (Чему служи друга опција Само текст који је углавном засивљен, нисмо могли сазнати.) То значи да су састанци приложени као датотека Оутлоок календара. Ако користите Оутлоок 2007/2010, помоћу опције можете унети податке о састанку (предмет, датум, време) Налепи као: Само текст копирајте у тело поруке.
7. кликните на У редуда бисте затворили дијалог и вратили се у прозор са поруком.
8. Ако имате Оутлоок 2007/2010, састанке можете приложити као датотеке и унети податке у е-пошту као текст. Да бисте то урадили, поновите кораке 4 до 7 и позовите једном Налепи као обичан текст и једном Уметни као: прилог крај.
9. Завршите и пошаљите поруку.

Пошаљите изводе календара помоћу програма Оутлоок 2007/2010

Уз Оутлоок 2007 и 2010, не само да се појединачни састанци могу слати е-поштом, већ и изводи из календара, односно сви састанци из изабраног периода. Можете тачно да наведете које детаље желите да пренесете:

1. Отворите нову поруку.
2. Попуните пошиљаоца и тему.
3. Изаберите на картици Опције тхе ХТМЛ формат - Изводи из календара могу се слати само са ХТМЛ поштом.
4. Кликните у поље за текст.
5. Отворите регистар Инсерт и кликните овде испод Закључати у на календар.
6. Изаберите календар који желите.
7. Унесите у поље Период период који треба узети у обзир. Ако имате могућност овде Наведите датум можете слободно изабрати време почетка и завршетка.
8. на терену детаљ назначите да ли сви детаљи о терминима, само доступност и тема или само статус (Бесплатно, резервисано, одсутно редом. Са резервом) треба приказати.
9. У доњем пољу можете одредити да ли треба да се саопштавају само састанци унутар радног времена дефинисаног у вашем Оутлооку.
10. Затим кликните на Улазите.
11. Овде имате могућност приказивања детаља о обавезама означеним као „приватно“ и слање прилога обавеза.
12. На крају, наведите да ли састанци треба да буду приказани у облику дневних распореда или једноставно као листа. Приказ листе је јаснији.
13. Затворите дијалог помоћу У реду.
14. Оутлоок сада убацује податке у текст поруке у облику датотеке иЦалендар (наставак ".ИЦС"), коју могу да читају и други програми календара. Завршите и пошаљите поруку.

Координирајте састанке

Начин на који оцењујете одговоре позваних да видите у које време су сви слободни зависи од ваших преференција и броја позваних - и наравно такође од облика у којем се одговори враћају:

• Ако већина одговора садржи Оутлоок или иЦалендар датотеке, препоручујемо да их унесете у други Оутлоок календар, нпр. Б. "Планирање" се назива и које се у ту сврху отвара поред стварног календара.
• Ако има више од пет позваних и неколико предложених датума, Оутлоок решење постаје збуњујуће. Тада је најбоље да направите Екцел табелу: учесници именују хоризонтално, предложене датуме вертикално (или обрнуто, ако има више састанака него учесника). У ћелијама означите која особа би могла присуствовати којем састанку.

Пошаљите потврђене састанке

Чим се одлучите за термин, обавестите остале учеснике. Пожељно је да се учесницима пошаље термин у облику датотеке иЦалендар. Можете га пренети у календар двоструким кликом на ИЦС датотеку. Осим тога, упишите податке о терминима у е-пошту за оне људе који немају електронски календар.

Наравно, термин можете послати у облику захтева за састанак. Али само корисници Оутоока могу учинити нешто с тим. Осим тога, неки примаоци су помало чудни ако приме е-поруку са опцијама „Прихвати“, „Са резервацијама“, „Одбиј“ и „Предложи други пут“, иако сте се већ сложили.

Узгред, ово не ради само у новијим верзијама програма Оутлоок, већ већ у програму Оутлоок 2000.

ИЦалендар датотеку можете креирати на следећи начин:

1. Отворите унос за заказани термин.
2. Позовите команду Датотека → Сачувај као на.
3. Изаберите као тип датотеке иЦалендар формат (* .ицс).
4. Уверите се да имате опцију Сачувајте тренутни састанак је изабран (у програму Оутлоок 2007/2010).
5. Унесите назив датотеке и изаберите локацију.
6. Сачувајте датотеку.
7. Укључите ИЦС датотеку као прилог у е -поруку коју шаљете посетиоцима.