Да бисте увек знали тренутни статус куо након делегирања задатака путем Оутлоока, можете да наведете да желите да примате извештај о статусу пренесених задатака. Такође може бити корисно, посебно за опсежне задатке
Делегирајте задатке
Да бисте делегирали задатак, позовите команду у програму Оутлоок 2013 или новији Старт - Нове ставке - Захтев за задатак укључено, у програму Оутлоок 2010 Старт - нови елементи - додатни елементи - захтев за задатак, у програму Оутлоок 2003/2007 Ново - Нови захтев за задатак. Затим унесите податке и адресу е -поште запосленог на кога желите да пренесете задатак и предајте задатак. Али шта ако сте задатак унели једном у планеру задатака и тек касније схватили да немате довољно времена за то и да је боље да га делегирате? Затим поступите на следећи начин:
- Десним тастером миша кликните задатак у планеру задатака и позовите Додели задатак на.
- Затим унесите адресу е -поште особе на коју желите да пренесете задатак, напишите кратку поруку и подесите датум доспећа тако да имате још времена да прегледате резултат.
- Уверите се да имате две опције Сачувај ажурирану копију овог задатка на моју листу задатака и Пошаљите ми извештај о статусу чим задатак буде обављен су укључени. У супротном, задатак се неће појавити у вашем планеру задатака; поред тога, нећете бити аутоматски обавештени када задатак буде завршен.
- Поднесите захтев за задатак.
На овај начин осигуравате да сте аутоматски обавештени о напретку
Тако да се делегирани задаци увек појављују у вашем планеру задатака и да сте обавештени када се задатак обави, две опције наведене у кораку 3 морају бити активиране у вашем Оутлооку. Тада не морате увек да се сећате да приликом делегирања омогућите опције из корака 3 из претходног одељка. Опције су подразумевано укључене, али је боље да их проверите да ли су на сигурном:
- У програму Оутлоок 2010 или новији, позовите команду Датотека - Опције - Задаци дана, у програму Оутлоок 2003/2007 Алатке - Опције - Опције задатака.
- У програму Оутлоок 2010 и новијим верзијама омогућите следеће опције: Ажурирај моју листу обавеза копијама задатака које додељујем другим људима и Пошаљите извештај о статусу када завршим додељени задатак А..
- У програму Оутлоок 2003/2007 укључите две опције Ажурирајте додељене задатке на листи задатака и Пошаљите извештај о статусу када се додељени задаци заврше а.
- Затворите дијалоге.
На овај начин можете приказати статус завршетка и одговорност
На листи активности (погледајте Једноставна листа) колона недостаје % завршеното у погледу Листа детаља појављује се. Ако често делегирате опсежне задатке и ваши запослени редовно документују у Оутлооку колики проценат задатка су већ завршили, препоручујем вам да користите % завршено такође у погледу Једноставна листа да убаце. Ово ће вас обавештавати о напретку. Да бисте то урадили, поступите на следећи начин:
- Изаберите приказ у планеру задатака Једноставна листа: Преглед команди - Промена приказа - Једноставна листа.
- Кликните десним тастером миша на један од наслова колона, на пример на референца или у старијим верзијама Предмет задаткаи позовите команду Избор поља на.
- Превуците дугме % завршено Б. из дијалога притиском левог тастера миша на ред са насловима колона. Мој предлог: превуците га на позицију десно од наслова колоне Због до. Црвена стрелица показује где % завршено се убацује као нови наслов колоне Ц.. Чим је дугме у жељеном положају, отпустите дугме миша.
- Ако у приказу нема колоне Респонсибле је приказано, уметните га како је управо описано. Респонсибле могу се наћи на самом крају листе у дијалогу Избор поља.
- Затим затворите дијалог Избор поља.
