Користите потпис на крају сваке е-поште да бисте примаоцу доставили вашу адресу и обавезне податке које закон захтева. Потпис можете користити и за преношење понуда, промотивних информација или других порука.
Поставите потпис
Потпис у Оутлооку можете поставити на следећи начин:
- Позовите команду ТООЛС >> ОПТИОНС.
- Отворите картицу ФОРМАТ Е-МАИЛ-а и кликните на ПОТПИСИ, а затим на НОВО.
- Унесите назив за нови потпис. Задржите опцију Креирај потпис без шаблона (ова опција више није доступна у програму Оутлоок 2007) и кликните на ДАЉЕ.
- Унесите и форматирајте текст за потпис. Ако желите, можете додати и лого своје компаније.
Имајте на уму да ће прималац видети обликовање само ако је поставио ХТМЛ или РТФ као формат е-поште. У случају е-поште у формату обичног текста, наравно, подебљани фонт или слично се не могу видети.
Ако имате Оутлоок до укључујући верзију 2003, поступите на следећи начин:
- Притисните ЗАВРШИ, а затим кликните на дугме У реду.
- На картици ОБРАЗАЦ Е-МАИЛ-а, у оквиру Потписи, изаберите налог е-поште за који треба да се користи нови потпис. Оутлоок затим аутоматски уноси потпис на крају сваке нове е-поште или сваког одговора и прослеђивања које пошаљете путем овог налога.
- Затворите дијалог.
Ако имате Оутлоок 2007, урадите следеће:
- Кликните на „Сачувај.
- У горњем десном углу дијалога у пољу Налог за е-пошту изаберите налог за који ће се нови потпис аутоматски користити.
- Испод тога бирате назив потписа за НОВЕ ПОРУКЕ и за ОДГОВОРЕ / ПРОПИСАЊЕ.
- Затворите дијалог са ОК.
Пошто Оутлоок копира потпис у поље за поруку, и даље га можете променити пре слања е -поште - на пример, уметните свој телефонски додатак за важног корисника, док нормални потпис садржи број централе.
Укључите свој потпис уз своју визиткарту
Ако сте креирали дигиталну визиткарту са својим подацима у Оутлооку, можете је приложити потпису е-поште. Прималац визиткарте може двоструким кликом да пренесе податке о контакту у свој адресар.
Важно: Оутлоок до верзије 2003 шаље визиткарту у облику вЦард датотеке, коју могу читати и други клијенти е-поште осим Оутлоока. Оутлоок 2007, с друге стране, користи формат ВЦФ, који се исправно тумачи само са програмом Оутлоок 2007 и надолазећим програмом Оутлоок 2010.
Како додати своју визиткарту потпису у Оутлооку:
- Ако то већ нисте учинили, направите нови унос са својим контакт подацима у адресару.
- Позовите команду ТООЛС >> ОПТИОНС >> Е -МАИЛ ФОРМАТ.
- Кликните на дугме ПОТПИСИ.
- Ако сте већ унели потпис, изаберите га у горњем левом пољу. У Оутлооку до 2003. сада морате кликнути на Уреди. Ако још нисте унели потпис, учините то помоћу дугмета НОВО.
- У Оутлоок 2003 или старијем издању изаберите вЦард у пољу Адд тхис бусинесс цард (вЦард) у поље за потпис. У програму Оутлоок 2007, у оквиру Уређивање ЗАДНОГ ПОТПИСА кликните на ПОСЛОВНА КАРТИЦА. Изаберите свој контакт у именику и кликните на ОК. ВЦФ датотека се тада аутоматски креира и преглед се убацује у потпис.
- Затворите све дијалоге.
ЗАКОНСКИ УСЛОВИ
Од 1. јануара 2007. у Немачкој је законски регулисано које се информације морају укључити у комерцијалну преписку, укључујући и е-пошту:
- комплетан назив компаније, укључујући и пословни образац
- место гране са исправним правописом које се може позвати
- надлежни локални суд
- број комерцијалног регистра
- идентификациони број пореза на промет
- име генералног директора, власника или председника управног одбора и надзорног одбора
Строго говорећи, и порески број (многе компаније то дају само на захтев како би се избегла злоупотреба)
Додатне информације, као што су бројеви телефона и факса, адреса е-поште, веб адреса, детаљи одељења итд. Су добровољни. Према закону, обавезне информације морају бити „читљиве“ на екрану и на исписима. Ови захтеви су регулисани у:
- Привредни закон, ХГБ, члан 37а
- Закон о ГмбХ (ГмбХГ), члан 35а
- Закон о акционарским друштвима (АктГ), члан 80
