Многи корисници користе Екцел за управљање свим врстама листа. Адресе, чланци, цене, буџети и друге залихе података се, наравно, такође могу пренети у Ворд путем међуспремника - чиме се штеди потреба за поновним уносом података
Сортирајте Екцел податке помоћу аутоматског филтера
Првом методом бирате жељене информације пре него што их пренесете у Ворд помоћу функције филтера директно у програму Екцел:
- У програму Екцел отворите табелу из које желите да преузмете информације.
- У Екцел 2003, 2002 / КСП и 2000, кликните на било коју ћелију на листи, а затим изаберите мени ДАТА-ФИЛТЕР-АУТОФИЛТЕР.
У програму Екцел 2007 функцију филтера ћете пронаћи на картици »Старт« у групи ЕДИТ. Кликните на дугме СОРТИРАЈ И ФИЛТЕР у групи, а затим кликните на ФИЛТЕР. - Екцел ће сада претворити наслове колона ваше листе у такозване »падајуће листе«, које можете препознати по стрелицама усмереним надоле. Помоћу ових листа можете изабрати критеријуме који би се требали применити на чланке које тражите.
У програму Екцел 2007, када кликнете на стрелицу окренуту надоле, у колони »Категорије« појављује се нови мени у којем су изабрани сви уноси. Прво деактивирајте поље за потврду испред »Изабери све« у овом менију. Затим поново активирајте поље за потврду испред жељене категорије. - Аутофилтер је посебно погодан за наше сврхе, јер сада аутоматски скрива све ставке листе које не задовољавају жељени критеријум. Резултат је управо табела коју желите да пренесете у Ворд. Можете их лако означити, копирати и залепити у Вордов текст.
Често су неки редови у Екцел табелама означени бојом ради бољег прегледа, а понекад желите да условним обликовањем скренете пажњу на промене у ћелијама. Као посебна карактеристика, филтер Екцел 2007 нуди могућност филтрирања према бојама редова. Да бисте то урадили, изаберите ћелију на листи чланака и пређите на функцију филтрирања на картици »Старт« у групи »Уреди«. Позовите функцију СОРТ И ФИЛТЕР-ФИЛТЕР. Кликните стрелицу надоле у било ком заглављу колоне.
Сада изаберите ставку »Филтрирај по боји« у менију који се отвори. Тада ће вам бити понуђен избор свих боја редова у табели. Одаберите боју коју желите. Технологија са АутоФилтером у основи ради прилично добро, али има и неколико недостатака: С једне стране, морате напустити Ворд да бисте припремили податке. Осим тога, није могућа веза између програма Ворд и Екцел, па морате поновити поступак ако се, на пример, промене цене, ставке уклоне из програма или додају нове. Стога би вам требала бити позната друга, мало позната алтернатива која нема ове недостатке и због које не морате напустити Ворд.
Уметните Екцел табеле као базу података у Ворд 2007
Строго говорећи, листа направљена у Екцелу није ништа друго до табела базе података: поља су поређана у колоне, а записи података (уноси на листи) у редове. Стога за приступ Екцел табелама можете користити и Ворд интерфејс базе података.
У програму Ворд 2007, трака са алаткама базе података је уклоњена због новог концепта рада. Због тога је прво потребно укључити дугме ИНСЕРТ ДАТАБАСЕ ИНСЕРТ ДАТАБАСЕ у траку са алаткама за брзи приступ да бисте прикладно позвали ову функцију.
Поступите на следећи начин:
- Десним тастером миша кликните на траку и изаберите ПРИЛАГОЂИВАЊЕ АЛАТКЕ ЗА БРЗ ПРИСТУП из контекстног менија.
- Затим поставите унос »Све команде« у падајућем менију ИЗАБЕРИ КОМАНДЕ у прозору за дијалог који се сада отвара.
- На листи потражите »Уметни базу података« и пренесите овај унос помоћу дугмета ДОДАЈ на десну листу са свим претходним тастерима на траци за брзи приступ.
- Сада затворите дијалошки оквир Опције програма Ворд са ОК.
Сада сте се вратили у уобичајено радно окружење програма Ворд и помоћу дугмета које сте управо створили можете увести листу чланака у радној свесци програма Екцел као базу података у програму Ворд.
Ево тачне процедуре за увоз листе чланака као базе података у програму Ворд 2007:
- Отворите документ у који желите да увезете листу чланака и поставите курсор на жељену позицију за унос листе чланака.
- Кликните на ново додато дугме УМЕТНИ БАЗУ ПОДАТАКА на траци за брзо покретање.
- У следећем дијалогу кликните на УВОЗ ПОДАТАКА, а затим изаберите Екцел датотеку из које желите да увезете податке.
- Дијалог сада садржи листу радних листова у изабраној датотеци. Изаберите назив листа са вашим подацима и уверите се да је поље за потврду ПРВИ РЕД ПОДАТАКА САДРЖИ НАСЛОВЕ У КОЛОНИ. Потврдите свој избор са ОК.
- У дијалогу базе података кликните на дугме УПИТИ ОПЦИЈЕ како бисте само унели одређене редове у документ.
- На картици »Филтрирај записе података« можете затим дефинисати критеријуме тако да Ворд чита само жељене редове из Екцел табеле.
- Ако желите, можете користити друге картице у дијалогу за дефинисање критеријума сортирања и одабир поља за увоз. На крају, потврдите своја подешавања са ОК.
- Затим кликните на УМЕТНИ ПОДАЦИ. Сада можете ограничити број записа података за читање. Молимо вас да активирате поље за потврду испред опције УМЕТИ КАО ПОЉЕ како би Ворд сачувао све параметре овог специфичног упита. У сваком тренутку можете прочитати тренутни статус података једноставним ажурирањем функције поља помоћу тастера Ф9.
- На крају, потврдите уносе са ОК. Све линије из ваше Екцел табеле које одговарају опцијама упита сада ће бити уметнуте на тренутну позицију курсора.
