Како можете аутоматски примати извештаје о статусу при преносу задатака преко Оутлоока

Да бисте увек знали тренутни статус куо након делегирања задатака путем Оутлоока, можете да наведете да желите да примате извештај о статусу за пренесене задатке. То такође може имати смисла, посебно са обимним задацима

Како касније претворити задатак у захтев за задатак

Ако већ знате приликом уноса задатка да га желите делегирати, немојте креирати задатак, већ захтев за задатак. Међутим, увек ће се догодити да сте унели задатак у свој планер задатака и да га касније желите пренети на неког другог. У Оутлооку ради овако:

1. Десним тастером миша кликните задатак у планеру задатака и позовите команду Додели задатак на. Или можете отворити задатак. У програму Оутлоок до верзије 2003 тада позивате команду Радња - доделите задатак на; у програму Оутлоок 2007 или новијој верзији кликните на дугме Додели задатак[1].
   
2. Затим унесите адресу е -поште особе којој желите да делегирате задатак, напишите кратку поруку и прилагодите датум доспећа (тако да имате још времена да прегледате резултат).
3. Уверите се да имате две опције Сачувај ажурирану копију овог задатка на моју листу задатака и Пошаљите ми извештај о статусу чим задатак буде обављен су укључени. У супротном, задатак се неће појавити у вашем планеру задатака; поред тога, нећете бити аутоматски обавештени када задатак буде завршен.
4. Поднесите захтев за задатак.

У сваком случају треба да извршите ова подешавања

Тако да се делегирани задаци увек појављују у вашем планеру задатака и да сте обавештени када је задатак обављен, препоручујем да активирате две поставке у свом Оутлооку. Тада не морате увек да се сећате да приликом делегирања активирате опције из корака 3 из претходног одељка:

1. У Оутлооку до 2007. зовете Алатке - Опције - Опције задатака на, у програму Оутлоок 2010 и новијим, наредбу Датотека - Опције - Задаци.
2. У Оутлооку до 2007. искључите две опције Ажурирајте додељене задатке на листи задатака и Пошаљите извештај о статусу када се додељени задаци заврше а.
   У програму Оутлоок 2010 и новијим верзијама омогућите следеће опције:
   Ажурирај моју листу обавеза копијама задатака које додељујем другим људима и Пошаљите извештај о статусу када завршим додељени задатак.
3. Затворите дијалоге.

Овако можете приказати статус завршетка у свом планеру задатака

На листи активности (погледајте Једноставна листа) колона недостаје % завршеното у погледу Листа детаља појављује се. Ако често делегирате прилично опсежне задатке и ваши запослени редовно документују у Оутлооку колики проценат задатка су већ обавили, препоручујем вам да користите % завршено такође у погледу Једноставна листа да убаце. Ово је бољи начин да будете у току. Да бисте то урадили, поступите на следећи начин:

1. Изаберите приказ у планеру задатака Једноставна листа.
2. Кликните десним тастером миша на један од наслова колона, на пример на Предмет задаткаи позовите команду Избор поља на.
3. Превуците дугме % завршено из дијалога притиском левог тастера миша на ред са насловима колона. На пример, превуците дугме иза наслова Због до. Црвене стрелице означавају где ће дугме бити уметнуто као нови наслов колоне. Чим поставите дугме у жељени положај, отпустите дугме миша.
4. Ако не желите да уносите више колона, затворите дијалог Избор поља.