Имплементација видео конференције, алати и правна основа

Останите повезани са светом од куће

Најкасније са пандемијом короне и пратећом кућном канцеларијом, видео конференције су постале саставни део свакодневног посла за многе запослене. Зато детаљније разматрамо који су технички захтеви потребни, који алати одговарају и који законски услови важе за видео конференцију.

Шта је видео конференција?

Видео конференција је састанак између двоје или више људи који се одвија практично преко Интернета. Учесници видео конференције комуницирају путем веб камере и микрофона.

За организовање видео конференције потребан је видео сервер коме могу приступити сви учесници. Током видео састанка сви укључени се обично виде.

Модератор често преузима позив учесника на видео конференцију и сам модератор конференције. Ова особа може, на пример, дозволити другим учесницима да пусте свој монитор или микрофон за говор.

У зависности од софтвера за видео конференције, људи могу учествовати у догађају са својим рачунаром или паметним телефоном.

На тржишту постоје бесплатни и плаћени алати за видео конференције.

12 провајдера за састанке на мрежи

1. Микого

Микого је немачки провајдер онлајн конференција и виртуелних презентација. Посебност Микога је то што се у видео конференцији дели само екран, али учесници међусобно не комуницирају директно путем видеа, већ само путем звука.

Домаћин састанка у Микого -у треба да отвори налог. Други корисници се тада могу позвати путем е -поште да деле или контролишу екран. Учешће је могуће путем ХТМЛ прегледача путем прегледача са паметним телефоном или радном површином.

Везе преко Микога су шифроване са 256 бита.

Више информација: ввв.микого.де

2. ГоТоМеетинг

ГоТоМеетинг је дизајниран за видео конференције високе дефиниције. У зависности од изабраног пакета, до 250 људи може учествовати у видео састанку, а највише 25 се може повезати путем видео записа.

Заказивање састанка је једноставно и може се спровести спонтано. Модератори могу активирати појединачне функције за кориснике, попут микрофона или дељења екрана.

Осим учешћа путем прегледача или апликације, могуће је и позивање путем телефона.

Више информација: ввв.готомеетинг.цом

3. ТеамВиевер

ТеамВиевер је алат који је првобитно развијен за даљинско управљање рачунарима. ТеамВиевер сада нуди сопствени алат за видео конференције са „Састанци“. Захваљујући енд-то-енд шифрирању, софтвер нуди високе сигурносне стандарде и омогућава спонтане састанке, као и гласовне позиве. Комуникација је могућа директно путем звука или разговора. До 300 људи може учествовати у видео састанку са ТеамВиевер -ом.

Више информација: ввв.теамвиевер.цом

4. Гоогле Хангоутс / Гоогле Меет

Уз Гоогле Хангоутс, Гоогле нуди компанијама плаћени алат као део Г-Суитеа. Ово омогућава директно одржавање видео конференција. Алтернативно, постоји и могућност одржавања видео састанака са Гоогле Меет -ом. Корисници тада чак имају могућност титловања разговора или њиховог превођења уживо. Међутим, функција превођења још није у потпуности развијена.

Да би користили Гоогле Меет, корисницима је потребан Гоогле налог. Учешће је могуће и без апликације путем прегледача или Гмаила. Једна предност Гооглеовог алата за видео конференције је та што се сви други Гоогле производи, попут Гоогле табела или докумената и календара, могу лако комбиновати са видео алатом.

Више информација: меет.гоогле.цом

5. Цисцо Вебек

Вебек из Цисца је направљен за професионалну употребу. Теоретски, до 40.000 људи може учествовати на састанку, на пример на великим конференцијама или сајмовима. Учешће је могуће и без одговарајућег налога путем позивнице за везу. Као регистровани корисник, међутим, постоје додатне функције.

Више информација: ввв.вебек.цом

6. Зоом

Зоом је један од најпопуларнијих алата за видео конференције у приватном и пословном подручју. Састанци се могу синхронизовати и одмах креирати са вашим календаром. Уз сагласност свих учесника, видео конференције се могу лако снимити. Још једна предност је што екране може делити више учесника. На пример, можете да креирате и сопствене собе за састанке.

Учешће на конференцијама је могуће путем апликације за рачунаре и паметне телефоне, као и путем прегледача.

Више информација: ввв.зоом.ус

7. Мицрософт тимови

Мицрософт Теамс је део Мицрософт Оффице365 пакета. Алат је првенствено специјализован за тимски рад. Дакле, то није само алат за видео конференције, већ истовремено нуди и елементе управљања пројектима.

На састанку може учествовати до 10.000 људи.

Више информација: ввв.мицрософт.цом/де-де/мицрософт-теамс/гроуп-цхат-софтваре

8. састанци Адобе Цоннецт

Алат за видео конференције компаније Адобе дизајниран је првенствено за професионалне кориснике. На пример, собе за састанке могу бити дизајниране у корпоративном дизајну. Алат такође нуди многе посебне функције, као што је анонимно учешће на конференцији.

Више информација: ввв.адобе.цом/де/продуцтс/адобецоннецт.хтмл

9. Скипе

Мицрософтов Скипе је првобитно покренут као сервис за ћаскање и видео позиве. Алат постоји од 2003. године. Али сада многи људи користе и Скипе за видео конференције. То значи да се датотеке такође могу лако делити овде. Комуникација је могућа и путем интегрисаног мессенгер -а.

Више информација: ввв.скипе.цом

10. Јитси Меет

Јитси нуди читаву колекцију бесплатног софтвера за комуникацију. Ово такође укључује алат за видео конференције Јитси Меет. Видео састанци се могу започети спонтано без апликације или регистрације. Придруживање састанку је могуће путем појединачно генерисане апликације.

Састанци путем Јитсија могу се планирати и организовати помоћу заједничких календара. Алат се такође може повезати са софтвером за управљање пројектима, као што је Слацк.

Једини недостатак: Према произвођачу, само до 35 учесника може комуницирати у добром квалитету.

Више информација: меет.јит.си

11. При чему

Уз помоћ, видео конференције се могу започети директно у прегледачу, без налога или апликације. Учешће је лако могуће путем паметног телефона или радне површине.

Више информација: вхереби.цом

12. СоциалХуб Меет

Алат СоциалХуб Меет, развијен у Немачкој, импресионира пре свега имплементацијом усклађеном са ГДПР-ом. Због тога је погодан за компаније које високо вреднују заштиту података. На пример, све услуге се налазе на серверима у Немачкој и појединачне собе могу бити заштићене лозинкама.

Више информација: социалхуб.ио

Важни критеријуми за избор алата за видео конференције

Прво, требало би да размислите који су ваши захтеви за софтвер за виртуелне састанке. Да ли желите да користите овај алат за одржавање комуникације са одсутним запосленима? Или желите да креирате комуникациону платформу за детаљне разговоре са купцима? Да бисте направили прави избор за своје потребе, требали бисте тачно знати које су ваше потребе. Важне тачке које треба узети у обзир када Опсег функција треба обратити пажњу на следеће:

• Квалитет видеа високе резолуције или ниске резолуције,
• Максималан број потенцијалних учесника,
• Функција за поделу екрана,
• Могућност заједничког рада на документима,
• Шифровање података и
• Цена и обавезујући уговор.

Које су предности плаћених алата за видео конференције?

Многе компаније нуде своје алате за видео конференције бесплатно, па чак и без регистрације. Међутим, ови алати су тада често ограничени у својој функционалности. Осим тога, може се догодити да се бесплатне верзије „плате“ подацима које програми прикупљају.

У случају плаћене верзије, „глад за подацима“ алата обично је ограниченија.

Ако компанијама редовно требају алати за видео конференције, најбоље је да пређу на плаћене верзије. Ви имате користи од веће сигурности података и свих функција које су вам потребне.

Која опрема ми је потребна за видео конференцију?

Да би видео конференција успешно текла, морају бити испуњени следећи технички захтеви:

• довољно брзу интернет везу
• фотоапарат са довољно великом резолуцијом
• радни микрофон

За вођење или учешће у видео конференцији потребан је минимални пропусни опсег од 3 мегабита. Ово осигурава да се слика може видети без трзања. У сваком случају, препоручљиво је искључити све програме који захтевају велику пропусност током видео конференције. Чак ни видео или музички пренос не би требало да се користе током видео састанка ако је пропусни опсег низак.

Нетике на видео састанцима

Да би видео конференције протекле без проблема, учесници треба да се придржавају одређених правила. Најбоље је да модератори унапред саопште правила састанка. Могућа правила су:

• Не говори се без претходног обавештења. У супротном се може догодити да сви говоре одједном.
• Када једна особа представи, остале искључују микрофон. На овај начин предавача не ометају буке попут шушкања.
• Ако учествују сви са камером, сви би такође требали укључити своје камере. Све друго би било непристојно.
• Сви би требало да се обуку за видео састанак као што би се обукли за састанак на лицу места. На крају крајева, нико не би ушао у канцеларију у оделу за трчање.

Предности и недостаци видео конференција

Много је компанија које нуде видео конференције предности:

• Комуникација на више локација без дугог путовања
• Уштеда на путним трошковима
• краће време одзива
• оптимизована комуникација и брже доношење одлука
• боље управљање кризом и управљање пројектима

Међутим, постоје и недостатак како:

• већи технички напор
• Комуникација је могућа само помоћу помагала
• смањени распон пажње на екрану
• необавезујући карактер него на састанку уживо на лицу места

Правни услови за видео конференције

Што се тиче закона о заштити података, видео конференције су обухваћене Општом уредбом о заштити података. Сходно томе, послодавци могу прикупљати и користити податке о запосленима ако служе „сврси радног односа“ (члан 26 став 1 БДСГ) или ако послодавац има „легитиман интерес“ у томе (члан 6 став 1 ф ГДПР).

Интереси послодавца супротни су интересима запослених који су вредни заштите. Они би били у опасности, на пример, ако се алат за видео конференције користи не само за састанке, већ и за праћење рада у матичној канцеларији.

Избегавајте замор видео конференција

У теорији, видео конференције могу започети било када и било гдје, али у пракси гомилање видео састанака може довести до умора.

Један од разлога за то је велика густина надражаја, на пример на састанцима са великим бројем учесника. Истовремено, на видео састанку са укљученом камером никада не знате ко вас гледа. Овај осећај да вас стално посматрају може погоршати симптоме умора. На крају, стални поглед на екран повећава умор без превише ометања.

То се може решити паузама у дужим видео конференцијама. Такође може имати смисла да учесници не морају да присуствују конференцији са својим видео записом све време.

Снимање видео конференција - шта је дозвољено?

Иако се чини да је снимање видео конференција уобичајена пракса за многе алате који нуде ову опцију, постоје озбиљни правни проблеми.

Према СТГБ-у, то може бити кривично дело ако се без дозволе снимају разговори који нису јавни или видео конференције. Важећи закони о заштити података такође забрањују снимање видео састанака без пристанка учесника.

У принципу, закон види видео конференције као замену за састанак уживо. Тамо ће моћи да учествују сви који немају видео запис.

Аргумент о примени документације видео састанка са снимком такође не важи, јер је записивање путем текста могуће и у видео конференцији.

Да би се видео конференција могла снимити, потребно је дати следеће:

• Добровољни пристанак свих укључених страна, који се добија пре почетка снимања.
• Писмени облик сагласности или документација о пристанку.
• Објашњење учесника о значењу и сврси снимања.
• Позивање на право повлачења ради пристанка.

У основи, ни модератори ни учесници не би требали снимати видео конференције без сагласности других видео конференција. Ово се такође не примењује ако се снимање треба обавити ради једноставне документације.

Који алат је прави за моју видео конференцију?

Данас је део свакодневног живота да се видео конференције одржавају у компанијама. Тржиште одговарајућих алата је велико, па можете брзо изгубити појам о стварима. Следећа питања вам могу помоћи да одаберете прави софтвер:

• Колико људи у просеку учествује на мојим видео конференцијама?
• Да ли ми „само“ треба алат за видео позиве или алатка треба да садржи друге функције, као што су мессенгер, функције управљања пројектима итд.?
• Да ли би требало да буде могуће интегрисати састанке за видео састанке директно у календар?
• Да ли желите да сервери алата буду у Немачкој?
• Постоји ли неки начин снимања састанка?
• Могу ли да направим више соба за састанке?
• Да ли је могуће учествовати на састанцима путем прегледача?
• Колико новца месечно имам за алат за видео састанке?
• Да ли већ користим алате као што су Г-Суите, Адобе или Мицрософт?

У пракси је вредно испробати разне алате пре него што, на пример, преузмете плаћену претплату. Већина провајдера ради са бесплатним пробним периодом од 14 дана или више. За то време можете опсежно тестирати алате на различитим видео конференцијама и уверити се у одговарајуће предности.

Као и са другим софтвером, ви и ваши тимови ћете на крају радити с њим. Стога би компаније требале укључити своје запослене у процес доношења одлука како би заједнички пронашли консензус о алату који ће се на крају користити.