Како се користи Оутлоок календар за састанке и задатке

Преглед свих функција

Било да се ради о професионалним или приватним обавезама - скоро сви су заузети свакодневним организовањем себе и свог личног окружења. Из тог разлога, календар, на пример Оутлоок календар, у фокусу је сваког планирања професионалних састанака. Након што се Оутлоок отвори двоструким кликом на дугме миша, у доњем левом делу програма пронаћи ћете неколико икона. Икона календара у Оутлооку може се пронаћи одмах поред иконе за е-пошту.

Поред календара, има смисла забележити важне задатке у програму Оутлоок и радити кроз њих. Подручје задатака, које је уређено као икона поред адресара у програму Оутлоок 365, погодно је за то.

Корисници програма Оутлоок који познају и савладавају могућности функција „Календар и задаци“ раде и планирају ефикасније и циљаније. Осим календара и задатака, корисници такође цене Оутлоок -ову функцију претраживања. На пример, Оутлоок нуди могућност претраживања обавеза и е-поште одједном. Ова опција је посебно корисна и практична када користите Оутлоок у пословне сврхе, јер ефикасно подржава ефикасност рада у канцеларији.

Професионално организујте састанке - без напора уз Оутлоок

Календар у Оутлооку је у основи јасан и једноставан за употребу. Постављање новог састанка могуће је са само неколико кликова. Осим тога, постоје многи трикови и испробана помоћ који вам помажу да ефикасно и економично уђете на састанке. На пример, могуће је копирати постојеће уносе за заказивање ради лакшег уноса нових обавеза. Поступак превлачења е-поште са важним састанком на дугме „Календар“ или „Задатак“ такође је оријентисан на праксу. На овај начин можете генерисати унос за састанак или нови задатак и имати садржај е-поште одмах при руци као подсетник. Претварање задатака у састанке помоћу миша је ефикасно и штеди драгоцено време.

У следећем тексту можете прочитати како можете организовати задатке: Сортирајте задатке према категоријама

Савет за ефикасност:

Пошто су сви Оффице програми умрежени, имате могућност да у сваком тренутку креирате састанке или задатке из програма Ворд и Екцел директно у програму Оутлоок. Да бисте то урадили, можете уметнути дугме у Мицрософт Ворд или Екцел и једним кликом пренети задатак или састанак у Оутлоок.

У овом чланку можете прочитати како да креирате задатке из програма Ворд.

Главна предност Оутлооковог календара је могућност да координира састанке са другим људима без коришћења заједничког календара. Картица „Затражи састанак“ за то је доступна у програму Оутлоок. Захтеви за састанке могу се аутоматски прихватити у програму Оутлоок. Ако тражени термин није заузет у календару, систем потврђује захтев. Алтернативно, такође можете поставити да се сваки захтев за састанак мора ручно обрадити и прихватити.

Уместо дуготрајне личне или дигиталне комуникације, састанци се помоћу ове процедуре могу ускладити са само неколико кликова. Алтернативно, корисници програма Оутлоок такође имају могућност слања појединачних обавеза у облику датотеке иЦалендар. У овом случају прималац задржава контролу над својим календаром. Он може увести захтев за састанак и белешку у Оутлоок ако је потребно. Извоз као иЦалендар датотека користан је, на пример, за људе који пошиљаоцу нису лично познати. Ако корисници програма Оутлоок ретко морају да усклађују састанке са другима, има смисла слати појединачне састанке или одломке из календара без тражења посебних захтева за заказивање. Дељење календара или одломака из календара и ажурирање састанака је једноставно у Оутлооку и може се урадити уз мало труда.

Обележите састанке у боји, преместите их или избришите

Обавезе, задаци и е -пошта блиско су повезани у програму Оутлоок. Из тог разлога, Оутлоок 2007 верзија нуди могућност означавања важних е-порука у пријемном сандучету различитим заставицама у боји за праћење мишем. Осим кодирања у боји, Оутлоок вас може подсетити на задатак повезан са поруком.

Такође можете лако премештати састанке без клика уносом текста или превлачењем и испуштањем помоћу миша. Ово је могуће у истој области календара, а такође и помоћу навигатора датума за друге недеље, месеце или године. Мицрософт Оутлоок тада аутоматски прилагођава датум и одржава време. Такође је могуће једним кликом преместити неколико обавеза на други дан, на пример ако сте болесни или не можете да радите радним даном. Двоструки састанци могу се уклонити у неколико једноставних корака помоћу комбинације тастера по команди.

У неким случајевима може бити важно потпуно обрисати састанке пре одређеног датума. Ово је корисно, на пример, ако преузмете календар од колеге и више вам нису потребни његови стари састанци. Можете да избришете све обавезе из Оутлоок календара пре одређеног датума преласком на табеларни приказ обавеза. У овом приказу имате могућност сортирања и брисања обавеза према датумима.

Презентација различитих приказа календара у календару програма Оутлоок такође је оријентисана на праксу. Можете приказати приказ календара по дану, за целу недељу или радну недељу, или за цео месец.

Такође можете слати састанке путем програма Оутлоок. Како ово функционише можете прочитати у овом чланку: Слање обавеза

У старијим верзијама програма Оутлоок, на пример Оутлоок 2007, такође имате могућност приказивања густине детаља у месечном приказу. Ова функција вам нуди три опције прегледа:

• "Ниско",
• "Средњи" и
• "Високо".

Опција „Ниско“ је аутоматски унапред подешена. Ако не можете да пронађете релевантне састанке у Оутлооку у месечном приказу, разлог за то може бити густина детаља. Оутлоок у основи нуди различите и посебне поставке приказа за састанке. Између осталог, могуће је приказати тренутну, важну будућност или, алтернативно, прошла именовања.

Понављајући састанци који се понављају - важна функција у програму Оутлоок

Поред једнократних заказаних термина, постоји много понављајућих термина који се понављају недељно, месечно или годишње. Уместо да сваки од ових обавеза уносите ручно у Оутлоок, унос понављајућих обавеза гарантује уштеду времена. Корисницима Оутлоока такође пружа сигурност да не пропуштају ниједан битан састанак. Понављајући састанак у програму Оутлоок дефинишете директно на картици „Нови састанак“ помоћу дугмета „Врста серије“. Можете да примените подсетник у Оутлоок за сваки састанак.

Обавезе у серији се могу изабрати и унети у прозор за дијалог. Дошло је до проблема при избору радних дана у старијим верзијама Оутлоока. Овај проблем је решен у тренутној верзији Оутлоока, тако да је у основи свака комбинација могућа као састанак у серији.

Ако желите уредити или избрисати читав низ састанака, то је такође могуће без проблема. На пример, ако избришете термин из низа обавеза, систем ће вас у прозору обавестити да ли треба избрисати и читав низ обавеза. Након што одаберете, кликните на дугме "ОК" да бисте затворили дијалог.

Ова функција је такође оријентисана на праксу како би могла да избрише појединачне састанке из низа састанака. На пример, ако се у компанији није одржао недељни састанак, отказани састанак се може накнадно уклонити из календара без брисања целе серије и поновног постављања.

Користите методу АЛПЕН и професионализујте управљање временом

Морате ли координирати многе састанке и тачно и професионално планирати сваки радни дан или приватне активности? У овом случају има смисла користити познату АЛПЕН методу, коју углавном користе менаџери или је подучавају на семинарима о управљању временом. АЛПЕН метода описује методологију добро осмишљеног управљања временом. Основао га је познати аутор Лотхар Ј. Сеиверт. АЛПЕН метода заснива се на претпоставци да је довољно сваки дан утрошити неколико минута на састављање писаног дневног плана. Ово функционише према АЛПЕН методи на следећи начин:

1. Запишите задатке, састанке и активности.

2. Процијените дужину активности.

3. Планирајте бафер времена.

4. Донесите дневне одлуке.

5. Праћење и прилагођавање

Метод АЛПЕН може ефикасно да подржава Оутлоок календар, област задатака или приказ „Оутлоок Тодаи“.

Пажљиво организујте задатке у програму Оутлоок: овако то функционише

Задаци се генерално разликују од обавеза по томе што немају датум почетка. У задатку је фокус на активности или циљу. Укратко, састанци су везани за јасно дефинисану почетну и завршну тачку. Насупрот томе, рок доспијећа је одлучујући за задатке. Када је задатак изричито обављен, није дефинисано.

Можете креирати нове задатке у програму Оутлоок на картици „Задаци“ једним кликом. Појављује се трака на којој можете управљати, пратити или премештати задатке.

За бољу оријентацију и јасноћу свих релевантних задатака, имате опције у Оутлооку,

• Сакријте завршене задатке у програму Оутлоок
• за приказ само задатака који су већ завршени у програму Оутлоок.
• Такође можете потпуно избрисати довршене задатке из Оутлоока.

Да бисте то урадили, изаберите опцију „Довршени задаци“ у оквиру „Задаци“. Тада ће вам бити приказани сви завршени задаци. Можете их лако избрисати комбинацијом тастера или командом ЦТРЛ + А. Оутлоок вам такође даје могућност да прикажете и сачувате одређени приказ задатака.

Пратите задатке и одштампајте листу задатака

Пратити све задатке је од суштинског значаја. Из тог разлога, има смисла сортирати задатке у планеру задатака према свим расположивим колонама. Алтернативно, имате могућност слободног распоређивања задатака и приказивања дефинисаних икона на траци задатака. Опсежне опције приказа у области задатака гарантују да можете на први поглед разликовати важне и мање релевантне задатке. Можете одредити редослед својих задатака нумерисањем и посебном колоном за бројеве. Сажете задатке можете истовремено обрадити у листу задатака, приказати их, отворити или одштампати заједно са недељним календаром.

Делегирање и филтрирање задатака - посебно корисно у професионалној области

Ако не решавате сваки задатак лично, можете аутоматски захтевати извештаје о статусу. Аутоматизоване информације о статусу пружају преглед нивоа завршетка на којем се задатак тренутно налази. Ова опција је посебно важна у професионалном окружењу када се делегирају релевантни задаци. Задаци који су већ делегирани могу се у било ком тренутку пренети на другог запосленог. Поред извештаја о статусу делегираних задатака, Оутлоок има и професионалну функцију филтрирања за задатке. Ово можете користити за филтрирање задатака према дефинисаним критеријумима. Између осталог, могуће је посебно:

• Прегледајте све задатке који су додељени одређеном запосленом
• Ко има одређени рок доспећа или
• имају дефинисан унос у тему.

Задаци се такође могу претворити у састанак помоћу функције „повуци и пусти“ без потребе за поновним креирањем.

Савет:

Користите посебне предлошке програма Оутлоок за брзо креирање састанака или задатака који у основи имају исту структуру. На овај начин штедите много времена, елиминишете вишкове и ефикасно планирате састанке и задатке.

Од програма Оутлоок 2007, задаци који су већ премештени у архиву и даље су видљиви ако су означени за праћење. Корисници који управљају великим бројем задатака у Оутлооку цене ову опцију. Вредан је због подсећања на задатке, е-пошту и састанке који се чувају у фасцикли архиве.

Корисници програма Оутлоок 2003 имају посебну опцију у погледу приказа задатака и обавеза. У календару можете приказати листу обавеза. На овај начин можете истовремено пазити на своје састанке и задатке. Корисници других верзија програма Оутлоок могу користити поставке приказа да одреде која подручја програма Оутлоок треба приказати.

Софтверски савет:

Желите ли да видите своје Оутлоок задатке, дневни ред и календар на радној површини без отварања Оутлоока? У овом случају можете користити бесплатни програм ДескТаск. ДескТаск ради под оперативним системом Виндовс 10 и може се користити са свим познатим верзијама програма Оутлоок.

Закључак: савршено организујте састанке и задатке у програму Оутлоок

Уз Мицрософт Оутлоок добијате сложену и добро осмишљену софтверску апликацију за савршено организовање састанака и задатака. Оутлоок нуди различите опције за спровођење обавеза, захтева за састанке и понављајућих састанака. Осим тога, прикази календара се могу прилагодити. Обавезе се могу делити или претворити у задатке са само неколико кликова. Подручје одговорности је посебно вриједно када се различите активности и захтјеви у професионалном или приватном сектору морају разумно усмјерити. Захваљујући својој структури прилагођеној кориснику, Оутлоок доприноси професионално организованом календару.