Коришћење програма Мицрософт Оутлоок: савети и поставке

Помоћу ових водича постаћете Оутлоок професионалац

Куповина Оутлоока као дела Оффице пакета или као једне верзије први је корак за професионалну комуникацију путем е-поште, креирање задатака или управљање састанцима. Знати како правилно и интуитивно користити Оутлоок важније је од почетне инсталације.

Могућности програма Оутлоок су различите и омогућавају корисницима професионалну комуникацију. Интеграција програма Мицрософт ПоверПоинт, Екцел или Ворд резултира значајном доданом вредношћу за кориснике програма Мицрософт Оффице. Осим тога, постоје и важне функције које корисницима омогућавају брзу, ефикасну и високу компетентност у комуникацији са програмом Мицрософт Оутлоок. Да бисте могли да користите Оутлоок професионално, има смисла упознати се са писаним упутствима и дигитализованим приручницима који објашњавају основе Оутлоока и инсајдерске функције.

Видео водич у Оутлооку: Како најбоље искористити Оутлоок

Пронађите и сортирајте поруке, састанке и ставке

Мицрософт Оутлоок у основи олакшава корисницима коришћење софтвера. Поред структуре менија која се сама објашњава, корисници ће пронаћи упутства интегрисана у програм и јасну функцију помоћи која се може изабрати путем посебне ставке менија. Ово се може позвати у било ком тренутку преко ставке менија „Помоћ“ на траци менија.

Упркос овим структурама прилагођеним корисницима, неке функције су скривене, непознате новим корисницима или на први поглед не препознају се као битне.

Битна помоћ поред странице помоћи, курсева обуке и водича је функција претраживања интегрисана у Оутлоок, коју увек можете пронаћи као фиксно поље изнад траке са менијима:

Претраживање у Оутлооку је згодно и омогућава корисницима да поставе појединачне параметре претраживања. Могуће је, на пример, тражити одређене термине, претраживати неколико фасцикли, претраживати архивске фасцикле или истовремено скенирати потпис е-поште за појмове за претрагу или приказати опције напредне претраге.

Иако се напредна претрага може истакнути у горњем делу менија у тренутној верзији програма Оутлоок, на пример, била је скривена у претходним верзијама. Ако нисте знали комбинацију тастера ЦТРЛ + СХИФТ + Ф, било је тешко контролисати напредну претрагу. Тренутно претраживање у програму Оутлоок 2010 и свим наредним верзијама можете лако прилагодити својим личним захтевима.

Важан савет за кориснике програма Оутлоок 2007 и 2010

Не можете да пронађете важне е -поруке упркос томе што је функција претраживања укључена? У овом случају потребно је поново покренути индексирање програма Оутлоок. Ово посебно важи за Оутлоок верзије 2007 и 2010, јер оба програма користе Виндовс индекс претраге за претраге. Ако је овај индекс претраживања оштећен, претраживање више неће радити исправно. Након поновног индексирања, ваш систем ће пронаћи све поруке е-поште као и обично.

Корисници такође треба да буду изузетно опрезни при брисању ставки директно из фасцикле за претрагу у програму Оутлоок. Пошто су фасцикле за претраживање искључиво виртуелне фасцикле које су повезане са физичким фасциклама, свако брисање у фасцикли за претрагу покреће „право“ брисање. На овај начин намерно бришете елементе из Оутлоока.

Коришћење функције сортирања програма Оутлоок - савети и трикови

Сваки корисник програма Оутлоок то зна: Ако заборавите да наставите са читањем и сортирањем долазних порука у програму Оутлоок, брзо губите појам о стварима. Да би се суочили са овим изазовом, пре свега треба знати и користити опције сортирања у програму Оутлоок. На пример, можете да дефинишете макрое и правила у пријемном сандучету да бисте правилно сортирали и организовали долазне билтене.

Функција чувања послатих порука у посебној фасцикли за кориснике уместо генерално у фасцикли „Послане ставке“ узбудљива је и посебно корисна у професионалном окружењу. Функција аутоматског сортирања штеди време и јасно приказује све поруке послане кориснику у фасцикли. У адресару имате и могућност сортирања према презимену или другим критеријумима који су вам важни.

Свако ко управља са више налога е-поште са програмом Мицрософт Оутлоок цени то што може да сортира е-пошту примљену у програму Оутлоок према налогу на који је е-пошта послата. Ова корисна функција представљена је у програму Оутлоок 2003 и помаже у јаснијем представљању долазних порука. Такође је могуће приказати све поруке од пошиљаоца.

Функција приказивања сродних е-порука сортираних у стаблу за дискусије је изузетно практична. Ова врста договора даје преглед свих порука и њиховог садржаја, посебно за дуготрајне пројекте са великим бројем е -порука.

Укратко, функција сортирања у програму Оутлоок употпуњује многе предности софтвера. Сортирањем и опсежним и логички структурираним функцијама претраживања ви као корисник водите преглед. Ваша пошта, задаци, ставке и састанци, као и пријемно сандуче, увек су сортирани.

Како користити Оутлоок - професионално шаљите е -пошту

Слање и примање е-поште део је свакодневне рутине за већину корисника програма Оутлоок. Занимљиво је и то што можете флексибилно прилагодити приказе у програму Оутлоок. На пример, могуће је приказати само непрочитане поруке како не бисте пропустили ниједну нову е -пошту у било ком тренутку. Ово функционише са једним или више налога е -поште. Није важно да ли у свом Оутлооку користите неколико различитих типова налога и различитих поштанских сандучића, као што су ИМАП и Екцханге.

У истом кораку, такође имате могућност да своје поруке означите у различитим бојама ради праћења. Ознаке са заставама различитих боја могу се у било ком тренутку означити ознаком "готово". На овај начин можете на први поглед визуелно видети које поруке још треба обрадити за праћење.

Компетентно управљајте прочитаном и непрочитаном е -поштом

Такође је практично извршити одређена подешавања и, на пример, приказивати само поруке од последњих 7 дана или првенствено е -пошту са прилозима. Ако желите да знате и колико порука има у фасцикли, ово можете приказати са неколико прилагођавања у поставкама програма Оутлоок.

Копије важних послатих порука е-поште такође се могу поставити у било коју фасциклу. Када прочитате нову е-пошту, можете означити неколико порука или читаве фасцикле и приказати их као прочитане или непрочитане у целости. Једнако лако можете вратити појединачне прочитане е -поруке у првобитно стање и означити их као непрочитане. Ако желите да избришете непрочитане поруке, на пример у фасцикли са нежељеном поштом, ово функционише са комбинацијама тастера прилагођених кориснику.

Проблеми са синхронизацијом и недовољна интернет веза

Ако постоје проблеми са синхронизацијом у старијим верзијама Оутлоока, појединачне поруке се могу кеширати у фасцикли Конфликти. Има смисла прегледати ову фасциклу у редовним интервалима. Имате ли неадекватан ВиФи пријем или имате проблема са мобилном везом и можете само недовољно преузети е-пошту у Оутлооку. У овом случају можете алтернативно читати и писати своје поруке ван мреже. Када обрадите све своје е -поруке, идите на интернет и пошаљите своје поруке. Ова поставка може бити занимљива и за пословна путовања ван Европе ако је приступ Интернету скуп.

Практичан савет:

Ако желите да повећате е-пошту ради читања, то можете учинити помоћу тастерске пречице. Алтернативно, у доњем десном углу главног прозора програма Оутлоок пронаћи ћете клизач који можете користити за подешавање фактора зумирања мишем.

Опште Оутлоок функције и основне опције оптимизације

Основна функција у Оутлооку за лако проналажење е-поште, обавеза или задатака је интегрисана функција претраживања наведена у горњем делу. У тренутној верзији Оутлоока можете лако користити поље за претрагу изнад траке менија за целовита претраживања. Тастерске пречице и ограничења претраживања чине претраживање још практичнијим. Прављење фасцикли фаворита је такође практично релевантно и ефикасно. Омиљени фолдери гарантују да се директорији који се редовно користе могу пронаћи у било ком тренутку. Превуците омиљене фасцикле у једном кораку мишем у област изнад опште структуре фасцикли. Као резултат тога, опћенито ћете видјети своје омиљене мапе у горњем дијелу приказа.

Поред омиљених фасцикли и професионалног распореда е-поште, има смисла континуирано архивирати примљене поруке. Функција аутоматског архивирања интегрисана у софтвер аутоматски прави резервне копије ваших података у редовним интервалима. Премешта поруке из Оутлоока у спољну архивску датотеку.

На овај начин ви, корисник, можете бити сигурни да се важне поруке не могу изгубити због вируса или грешака корисника у било ком тренутку. Аутоматско архивирање се може зауставити и искључити за појединачне фасцикле или модуле без икаквих проблема. Ако желите да тражите посебно у архивским датотекама, морате да отворите те архивске датотеке у програму Оутлоок. То можете учинити тако што ћете прво кликнути на Датотека. Затим изаберите Отвори и унос Оутлоок датотеке података. У следећем кораку можете користити напредну претрагу.

Затворите све прозоре у једном кораку

Да ли знате да? Отворили сте различите прозоре у Виндовсима и Оутлооку и морате их затворити један за другим. Ово је лакше у програму Оутлоок помоћу наредбе „Затвори све прозоре“. У најновијем програму Оутлоок 365 поједностављење ћете пронаћи у менију: "Поглед> Прозор> Затвори све елементе."

Прилагодите задатке, белешке и календар

Посебно у временима када се многи састанци и задаци морају обавити истовремено, важно је стално имати преглед. Оутлоок то гарантује кроз различите поставке у календару и на листама задатака. На пример, можете приказати све важне задатке јасно распоређене према датуму доспећа.

У професионалном окружењу, неопходно је у кратком року добити одговор на захтеве за састанак. Оутлоок јасно приказује захтеве за састанак и нуди корисницима додатну вредност: Из програма Оутлоок 2010 можете јасно видети који су позвани људи прихватили, а који још нису потврдили састанак. Ова функција олакшава праћење колега или пословних партнера који не испуњавају обавезе и спровођење заједничких именовања.

Функција белешке у Оутлооку је такође корисна и практична. Уместо папира, објавите следеће:

• Нека канцеларија и радни сто буду претрпани,
• Занемарите правила заштите података и
• Чији се садржај може занемарити,

имате могућност коришћења функције белешке када користите Оутлоок. Белешке се приказују на екрану на сличан начин као и папири и могу се приказати у различитим бојама ако је потребно и ради бољег разликовања.

Функција белешке може помоћи корисницима да сачувају важне кључне речи или задатке даље од календара или листе задатака у програму Оутлоок.

Испразните фасциклу „Избрисане ставке“

Ако примате много порука и нежељене е-поште, фасцикла „Избрисане ставке“ интегрисана у Оутлоок брзо се попуњава. Мапу је могуће избрисати без напора. Клик десним тастером миша довољан је за почетак процеса брисања командом „Празна фасцикла“. Важно је да фасцикла садржи само објекте које треба избрисати. Из тог разлога, има смисла проћи кроз фасциклу пре завршног процеса брисања и проверити да ли су е -поруке погрешно избрисане.

Такође можете подесити Оутлоок да аутоматски брише све избрисане е -поруке када изађете из софтвера.

Дизајнирајте макрое и прикажите их у програму Оутлоок

У Мицрософт Оутлооку, као и у другим софтверским апликацијама, увек постоје еквивалентне радне секвенце. У овом случају, Оутлоок нуди могућност постављања макронаредби како би могао ефикасније радити. Макрои су скуп команди које се аутоматски извршавају. Осим макроа, можете користити и Оутлоок да бисте их уметнули у траку. На овај начин имате личне макрое при руци једним кликом. Макрое можете и дигитално потписати.

Форматирајте поруке на исти начин као у програму Мицрософт Ворд

Корисници програма Оутлоок 365 воле да користе опције обликовања које се појављују у ставци менија „Обликовање текста“ чим се напише нова порука е-поште. Корисници могу да одлуче да ли желе да пошаљу поруку као ХТМЛ или текстуалну поруку и у који фонт или величину фонта треба да садржи поруку.

У старијим верзијама програма Оутлоок, као што су Оутлоок 2007 и 2010, софтвер је имао свој уређивач поште. Ово је структурирано на сличан начин као Мицрософт Ворд. Уз уређивач, корисници су могли приступити различитим дизајнерским функцијама без потребе да користе Ворд. Такође се може додати функција коментара са накнадним поставкама.

Лако пронађите шаблоне

Током даљег развоја Оутлоока, локација за складиштење шаблона за е-пошту или предложака из програма Ворд и Екцел се променила. У већини случајева можете пронаћи своје личне шаблоне на следећој путањи претраживања:

Ц: \ Усерс \ АппДата \ Роаминг \ Мицрософт \ Темплатес.

Други извор у којем се чувају Оутлоок поставке је регистар. Додатне информације о томе како пронаћи регистар и који подаци се чувају можете пронаћи на следећој вези.

Прикажи изворни текст

Занимљива функција за искусне програмере је приказ изворног текста порука. У ранијим верзијама Оутлоока, десни клик на поруку био је довољан за приказ изворног текста. Ова функција је скривена у тренутној верзији програма Оутлоок 365 - али може се пронаћи са само неколико кликова:

1. Двапут кликните на поруку чији извор желите да видите.

2. На врху поља за претрагу откуцајте „изворни текст“.

3. Опција „Даље акције премештања“.

4. Кликните на везу и у следећем прозору изаберите: "Друге радње"> "Изворни код."

5. Можете погледати изворни текст поруке и по потреби га копирати или променити.

Резиме и закључак

Коришћење програма Мицрософт Оутлоок није тешко. Софтверска апликација је постављена и даље развијена на такав начин да се лако може користити за све свакодневне комуникацијске апликације. Већином функција можете интуитивно управљати и распоређене су у меније прилагођене кориснику. Оутлоок такође импресионира:

• Софистицирана функција претраживања
• Могућност повезивања функција са другим програмима из породице Оффице, као што су Екцел или ПоверПоинт.

Контакти, белешке, појединачна подешавања, састанци и многе друге функције употпуњују функционалност програма Оутлоок. Корисници дјелују експедитивно када испробавају нове функције, консултују упутства и приручнике и користе савјете како би могли континуирано боље и ефикасније користити Оутлоок.