Персонализујте Оутлоок - савети и поставке

Ове савете можете користити за персонализацију Оутлоока

Као корисник софтвера, неопходно је извршити лична подешавања и стално персонализовати програм. Ово се односи на Мицрософт Оутлоок, као и на друге апликације које се редовно користе у професионалном или приватном окружењу.

Одређене поставке у Оутлооку су важне како бисте у сваком тренутку могли да видите ко је написао е-пошту и са ког уређаја је послата. Осим тога, сваки корисник програма Оутлоок жели да буде у могућности да ефикасно и функционално користи програм.

Основна персонализација десктоп верзије Мицрософт Оутлоока почиње инсталацијом. За коришћење програма Оутлоок потребан је Мицрософт налог. Мицрософт Оутлоок мора бити повезан са Мицрософт налогом током почетне инсталације. Поставке се могу прегледати и променити у било ком тренутку тако што ћете отићи на картицу „Датотека“, а затим кликнути на ставку менија „Оффице налог“.

Мобилна верзија програма Мицрософт Оутлоок за таблете или паметне телефоне је бесплатна и не мора се персонализовати у односу на Оффице налог.

Персонализујте Оутлоок - практичне опције које штеде време

Осим Оффице налога, који није доступан у верзији за рачунаре, постоје и друге опције за персонализацију Мицрософт Оутлоока. Доступне су вам следеће опције и функције за персонализацију софтвера с обзиром на иницијале, ваше име и друга подешавања. Осим основног приказа подручја за читање или веза на радној површини, на располагању је и безброј других функција и опција.

На пример, можете изабрати да се и пријемно сандуче и календар приказују истовремено. Ако са Оутлооком радите много сати дневно и користите велики монитор високе резолуције, може имати смисла држати два Оутлоок прозора отворена један до другог. На овај начин, текст је боље представљен и одвојен од других функција. На пример, можете отворити календар или адресар и пријемно сандуче у следећем пољу. Ова персонализација приказа даје бољи преглед и омогућава вам ефикаснији рад.

Слична је ситуација и са стандардном фасциклом за прилоге. Мапа за преузимање Виндовс 10 обично се предлаже као подразумевана фасцикла.

Персонализујте алатне траке и везе - овако то функционише

Оутлоок стандардно има две траке са алаткама са дугмадима за важне функције:

• Стандардна трака са алаткама.
• Проширена трака са алаткама.

Састав стандардне траке са алаткама зависи од одговарајућег Оутлоок модула. Као и у свим осталим Оффице програмима, може се персонализовати додавањем додатних дугмади за команде менија на траке са алаткама. У основи, можете прилагодити сваку траку са алаткама у Оутлооку и прилагодити је својим потребама. Ово је корисно како бисте могли радити ефикасније и циљаније.

Слична је ситуација са пречицама које можете уградити на радну површину оперативног система Виндовс или у мени Старт да бисте покренули одређени Оутлоок модул. Корисници који раде са више профила у програму Оутлоок могу користити команду у командној линији да одлуче са којим профилом Оутлоок треба да се покрене. Ако желите чешће позивати Оутлоок са истим почетним параметрима, препоручљиво је поставити одговарајућу пречицу на радној површини.

Картица Датотека: Персонализујте аутоматске одговоре и мирно идите на одмор

Помоћник ван канцеларије у програму Оутлоок важан је за несметану комуникацију. Ако не можете послати или примити било коју поруку у одређеном временском периоду, функција „аутоматских одговора“ је циљана и ефикасна. Ако примите е-поруку, пошиљалац ће аутоматски бити обавештен колико дуго нећете бити доступни и ко ће вас заменити. Персонализована функција „аутоматских одговора“ гарантује да су купци, заинтересоване стране или колеге у сваком тренутку обавештени о одсуству, на пример због одмора.

Персонализовање фонтова у програму Оутлоок није тешко

Једна од најпопуларнијих опција персонализације у Оутлооку је прилагођавање подразумеваних фонтова. Свако има различите жеље у погледу изгледа својих порука. Из тог разлога, има смисла персонализовати фонтове или друге стилске уређаје. Имплементација промена није тешка. Ако радите без шаблона, фонт се може лако прилагодити на картици "Порука" у менију "Текст".

Ако се користе предлошци формата, предложак се мора једном променити. Осим тога, у зависности од верзије програма Оутлоок, постоје различите опције менија за промену фонта у предлошцима.

Савет:

У зависности од подешавања, е-пошту ћете примати у обичном тексту или у хтмл формату. Ако желите брзо да се пребаците у ХТМЛ формат да бисте видели детаље е -поште, то можете учинити помоћу тастерске пречице АЛТ + СХИФТ + Х.

Персонализујте поставке приказа у програму Оутлоок - поставите Оутлоок на жељени начин

Поред стандардног приказа у Оутлооку, имате и друге практичне опције за поделу екрана и приказивање поште. На пример, прозор за преглед у програму Оутлоок нуди јединствену опцију. Садржај изабраних е-порука у пријемном сандучету појављује се овде у компактном облику, без потребе да отварате е-пошту двоструким кликом.

Прилагођени прикази се могу ресетовати у било ком тренутку у програму Оутлоок. Ово се може урадити ручно или алтернативно помоћу Виндовс наредбе. Истовремено, прозор за преглед можете поставити појединачно и приказати га на пример десно или испод листе порука.

Упркос прегледном приказу кроз прозор за преглед, неки корисници су из принципа одлучили да искључе преглед у програму Оутлоок. Позадина овога је ризик да ће вирус или злонамерни софтвер аутоматски преузети контролу пре него што се отвори злонамерна пошта. Ако желите да будете сигурни, можете да искључите прозор за преглед, спречите учитавање спољних слика и садржаја или дозволите да се ХТМЛ е -поруке приказују само у обичном текстуалном формату.

Користите готове опције приказа и прилагодите област навигације - тако то функционише

Корисници првих верзија програма Оутлоок ценили су многе готове опције приказа које више нису доступне у програму Оутлоок 2010 или тренутној верзији програма Оутлоок 365. На пример, непрочитане поруке можете приказати само у тренутној фасцикли. Опција ограничавања периода приказа и, на пример, првенствено приказивања е-поште из последњих седам дана, такође је била корисна. Упркос недостатку унапред подешених поставки у новијим верзијама, омиљени прикази се могу дефинисати и сачувати у програму Оутлоок 2010 и новијим верзијама.

У основи, такође је препоручљиво прилагодити Оутлоок навигацијско подручје свом личном начину рада. Између осталог, можете приказати и сакрити траку за навигацију, користити пречице на тастатури за брзо пребацивање на други мени или одредити другу почетну фасциклу. Као и у пријемном сандучету, можете укључити и подручје за читање белешки. У овом случају, Оутлоок приказује садржај тренутно изабране белешке у доњој половини прозора.

Подесите календар, задатке и функције састанака према својим потребама

Такође можете персонализовати календар у Оутлооку и, између осталог, поставити редослед категорија боја за обележавање обавеза. Да бисте креирали састанак, кликните на поље „Ознака“ у дијалогу за обавезу и изаберите одговарајућу боју. Захтеви за састанке могу бити аутоматски избрисани из пријемног сандучета чим одговорите на њих. Ова опција је подразумевано активирана у програму Оутлоок и може се деактивирати или активирати.

У сваком случају, требало би да проширите везу до система датотека на траци за навигацију. Помоћу корисних веза можете интегрисати фасцикле на чврстом диску или датотеке које су редовно потребне. Помоћу ових пречица одрживо персонализујете Оутлоок.

Дефинишите правила за аутоматизацију програма Оутлоок

Оутлоок нуди могућност коришћења правила и макроа за аутоматизацију програма Оутлоок. Правила треба прилагодити у програму Оутлоок. Сва правила у програму Оутлоок дефинишете на картици „Датотека“ у ставци менија „Правила и обавештења“.

Омогућите обавештења на радној површини у програму Оутлоок

Ако желите да будете обавештени о долазној е-пошти из Оутлоока, можете једноставно активирати обавештење на радној површини. Како се то ради:

1. У програму Оутлоок до верзије 2007 позивате команду „Алати, правила и обавештења“. У програму Оутлоок 2010 идите на „Управљање датотекама, правилима и обавештењима“.

2. Изаберите правило и кликните на „Промени правило“, а затим на „Измени поставке правила“.

3. Кликните на „Даље“ да бисте отворили дијалог у којем можете изабрати радње.

4. Овде активирате опцију „Прикажи обавештење на радној површини“ (као и „Не примењуј даља правила“ ако ова опција већ није активирана).

5. Затим кликните на „Заврши“.

Правила су персонализована тако што се извршавају само по вашем упутству уместо аутоматизоване апликације. Да бисте ручно покренули правила, уклоните квачицу испред назива правила у "Правила за поруке".

Такође можете користити правила за аутоматско сортирање пријемног сандучета. У овом случају, поруке које испуњавају одређене критеријуме додељују се унапред дефинисаним категоријама. Аутоматско архивирање једна је од најважнијих функција заснованих на правилима у програму Оутлоок. У принципу, може се посебно прилагодити. Називи архива могу се променити ако је потребно како би се избегло вишкове и како би се одржао преглед. Макрои се такође могу покренути за аутоматско премештање е-поште која садржи унапред дефинисану кључну реч.

Одржавајте јасноћу у програму Оутлоок - колико је то једноставно

Осим тога, можете изабрати поставке за појединачне Оутлоок модуле, на пример за е-пошту или за појединачне фасцикле у пријемном сандучету, које одступају од стандардних поставки. Занимљива је, на пример, функција „Дневник“. Помоћу функције дневника можете да пратите елементе као што су поруке е-поште или састанци у програму Мицрософт Оутлоок. Такође можете пратити и друге Мицрософт Оффице датотеке, попут Ворд докумената. Упркос доданој вредности, функција дневника захтева много меморије. Ако не желите да користите функцију дневника или је више не желите користити, препоручљиво је да је искључите. Као резултат тога, ПСТ датотека остаје управљива у смислу њене величине.

Укратко, јасноћа је кључна за успех у програму Оутлоок. Примљене поште, календар, адресар и друге функције подржавају свакодневни рад само ако су представљене ефикасно и разумљиво. Да бисте то постигли, можете користити миш за ручно подешавање ширине колона у табеларним приказима, на пример у календару обавеза.

Персонализујте поштанско сандуче и долазну и одлазну пошту - које поставке имају смисла

Осим прилагођавања приказа, један од најважнијих корака је персонализација пријемног сандучета у Оутлооку и прилагођавање дизајна. У Оутлооку имате опцију у пријемном сандучету да дефинишете колико често треба преузимати е-пошту. Уместо позивања порука сваких 15 минута, има смисла повећати временски распон како бисте могли несметано радити дуже.

У основи се може рећи да је важно користити Оутлоок као радни алат и не дозволити да Оутлоок прекине ваш рад. Свако ко ради концентрисан на неком задатку треба да отклони све врсте сметњи или их умањи што је више могуће како би промовисао ефикасан рад. Ометајући фактори могу укључивати долазну е-пошту или обавештења на радној површини приликом пријема е-поште. Персонализација временских распона, тонова и обавештења у пријемном сандучету неопходна је за сваког корисника програма Оутлоок.

Корисници програма Оутлоок који желе да промене време чекања сервера у ПОП3 налозима морају да изврше ову врсту персонализације у регистру, јер систем обезбеђује време чекања сервера до 10 минута.

Прилагодите и аутоматизујте рачуне за читање - ово вам штеди време

Ако долазне поруке садрже потврде о читању, то повећава свест. Ако истовремено често примате потврде о читању, на пример у случају серијске поште, можете искључити екран у програму Оутлоок или, аутоматски, аутоматски послати потврде о читању. Обе опције могу бити корисне како би се ређе ометале у току рада током дана. У старијим верзијама Оутлоока 2000, 2003. и 2007, потврда о читању мора бити искључена на други начин, у опцијама историје.

Персонализујте визиткарте и аутоматски чувајте прилоге - зашто је ово важно

Корисници Оутлоока цене могућност да е-пошти приложе визиткарте са подацима о пошиљаоцу. Индивидуално персонализоване визиткарте са тачним контакт подацима важне су како би примаоци могли да комуницирају са вама професионално и без сметњи. Такође је занимљиво користити опцију „Фоллов-уп“ за персонализацију теме поруке црвеном бојом. Прималац брже чита важне поруке јер су приказане у одређеној боји.

Ако дневно или недељно примате велики број порука са прилозима, на пример документе на фактури или цртеже, можете користити бесплатну алатку за аутоматско чување до програма Оутлоок 2007. За тренутну верзију програма Оутлоок 365, Оутлоок Аттацхмент Ектрацтор је алтернативни спољни алат са којим се прилози аутоматски кеширају на основу правила.

Уклоните или умањите омиљене фасцикле и прилагодите траку за брзи приступ

Мицрософт Оутлоок приказује фасциклу фаворита на навигационој траци изнад фасцикле е-поште. Ако се ова фасцикла не користи, може се уклонити или минимизирати из верзије програма Оутлоок 2007. У програму Оутлоок 2007 и у свим наредним верзијама постоје два испробана начина за минимизирање фасцикле. На овај начин штедите простор и осигуравате јасноћу структуре фасцикли.

Траку за брзи приступ у Оутлооку и у другим софтверским апликацијама Мицрософт Оффице корисници вреднују јер подржава ефикасан рад. Ову траку за брзи приступ могуће је персонализовати са само неколико кликова. Да бисте то урадили, кликните на симбол на траци за брзи приступ: "Линија / стрелица надоле."

Као резултат тога, отвара се прозор за избор у који можете да интегришете додатне функције у траку за брзи приступ. Поставите квачицу испред једне од наредби да бисте додали одговарајуће дугме на траку. Насупрот томе, уклоните квачицу испред наредби за које трака не би требала садржавати дугмад.

КуицкСтепс - најбоље искористите ефикасне помоћнике у програму Оутлоок

Брзи кораци испоручени као Смарттоолс од верзије програма Оутлоок 2010 морају се прилагодити пре него што се могу први пут користити како би се могли ефикасно користити. Брзе кораке можете пронаћи на картици "Старт".

Поред готових Брзих корака, попут „Е-поште тима“ или „Готово“, могу се додати и други појединачни брзи кораци који персонализују и поједностављују рад са Оутлооком.

Прилагођавање формата штампе вашим захтевима штеди време и новац

Оутлоок нуди широк спектар опција и функција за прилагођавање формата штампања за документ. Посебно када неколико запослених ради са једним рачунаром, то може довести до проблема и погрешних отисака. Да бисте смањили нетачне исписе, корисно је да пре поновног штампања вратите формат штампе на подразумеване вредности. То се може учинити са само неколико кликова у поставкама програма Оутлоок.

Персонализујте траку обавеза и подручје навигације да бисте се усредсредили на оно што је важно

Трака обавеза у програму Мицрософт Оутлоок обично приказује навигатор датума, као и тренутне састанке и задатке.

У овом случају персонализација значи дати приоритет важним стварима тако да се битни састанци и задаци никада не забораве.

Ако немате пуно простора на екрану или желите да е -поруке буду у првом плану, можете да умањите траку за навигацију у програму Оутлоок. У овом случају, дугмад која користите за одабир различитих Оутлоокових модула су у облику икона.Ово гарантује да постоји више простора за читање е-поште. Подешавања се могу по жељи поништити.

Ово се такође односи на популарна и практична обавештења на радној површини. Они су подешени на максимално трајање од 30 секунди. Ако желите да повећате приказ изван овог максималног опсега, морате да интервенишете у регистру за ову врсту персонализације.

Прикажите табеле појединачно у Оутлооку - на овај начин чувате јасноћу

Мицрософт Оутлоок је:

• У пријемном сандучету,
• У календару,
• У адресару и
• За друге функције

структуриран као сто. Табеле гарантују јасну презентацију. Табеларни прикази, на пример у пријемном сандучету, могу се ручно подесити мишем с обзиром на ширину колона.

Персонализујте интегрисане навигационе програме

Мицрософт Оутлоок нуди вам могућност отварања мапе улица у Мицрософтовим Бинг мапама за контакт помоћу дугмета „Додели“. Ово ће приказати адресу контакта. Приказ мапе улица може се изабрати чим унесете поштанску адресу за контакт у програму Оутлоок.

Креирајте или мењајте обрасце - овако се правилно персонализујете

Рад са обрасцима у алаткама за програмере Мицрософт Оутлоок није свакодневица.

На пример, ако желите да креирате образац за задатак, Оутлоок вам даје могућност персонализације обрасца у алаткама за програмере. Када додате поља у образац, Оутлоок аутоматски поставља поље за унос и ознаку заједно. Чим касније кликнете на један од два елемента, бира се само овај елемент. Да бисте померили оба елемента истовремено, има смисла ако оба елемента повежете један с другим. То се ради помоћу „Групе“.

Сажетак и закључак: Ако персонализујете Оутлоок, штедите време и радите продуктивније

Баш као што сви имају лични укус при избору свог кућног намештаја, Мицрософт Оутлоок би такође требало да буде посебно осмишљен и персонализован од стране сваког корисника. Функције софтверске апликације треба прилагодити дотичном кориснику и његовим потребама. Персонализоване траке менија, индивидуално прилагођено пријемно сандуче и друга софтверска подешавања важни су како би могли да раде што ефикасније и ефективније.