Презентације се ретко креирају и репродукују на истом рачунару. Умјесто тога, презентацију би углавном требало послати колегама, надређенима или купцима. Затим се то често демонстрира уз помоћ другог рачунара или преносног рачунара.
Пре него што га проследите, проверите документ
Пре него што пошаљете електронску копију своје ПоверПоинт презентације, требало би да прегледате презентацију како бисте пронашли податке или личне податке који се могу складиштити у самој презентацији или у својствима документа. Будући да ове информације могу открити детаље који не би требали бити јавно познати, препоручљиво је уклонити ове скривене податке.
ПоверПоинт вам нуди алатку која уместо вас обавља неке послове:
- Кликните на картицу започети на информације.
- Кликните на дугме у средњем делу Проверите проблеме - проверите документ.
- Сада ћете видети списак ставки које се могу проверити.
Подесите поставке прегледа докумената
- Подразумевано, дијалошки оквир Преглед докумената означена су сва поља осим једног.
- Такође ставите квачицу испред Садржај спољног слајда. Ако постоји текстуално поље изван слајда, ово ће се уклонити.
- Између осталог, ПоверПоинт проверава да ли презентација и даље садржи коментаре и по жељи брише и личне податке који су сачувани у документу, попут корисничког имена особе која је креирала презентацију.
- Све заборављене белешке у подручју белешки презентације такође се могу уклонити.
- Након што сте одабрали све релевантне опције, кликните на Проверавати.
- Сада ће вам бити приказани сви пронађени елементи и за сваку опцију можете одлучити да ли желите да користите дугме Уклони све желите да избришете.
- Када завршите, кликните на Закључити.
Замка опреза: везе са Екцелом
Испит у ПоверПоинт 2010 може учинити много, али не може гарантовати да ће све унутрашње информације бити уклоњене.
Увек ручно проверите да ли у презентацији постоји дијаграм који, када се отвори, открива више информација него што желите. То је случај, на пример, ако је дијаграм креиран у Екцелу, а затим као повезан Мицрософт Екцел графички објекат или са опцијом пасте Користите дизајн циља и уметните радну свеску редом. Сачувајте оригинално обликовање и уградите радну свеску уметнута у ПоверПоинт.
Ако означите такав дијаграм и кликнете на уредити податке Кликните, отвара се цијела Екцел датотека и нуди увид у друге Екцел податковне листове које можда не желите објавити.
У случају повезаних датотека, овај ризик обично постоји само када гледалац отвори презентацију на рачунару на којем је креиран. Тек тада је веза до програма Екцел активна. Чим се отвори на страном рачунару, појављује се порука у којој се наводи да повезана датотека није доступна.
Али будите опрезни, када пакујете презентацију на ЦД, везе се чувају са њом. Више о овој теми можете прочитати у наредном броју.
Овако откривате везе до програма Екцел и бришете сувишне податке
Не стварате увек све слајдове у презентацији. Међутим, ако сте ви одговорни за довршавање презентације, постоји једноставан начин да видите да ли су ваше колеге можда укључиле повезани дијаграм.
Тако се то ради:
- Кликните на картицу започети на информације.
- Опцију ћете пронаћи у доњем десном углу Уредите везе до датотека.
- Сада ћете видети све везе у датотеци, а можете и уклонити појединачне везе ако желите.
У случају уграђених радних свезака, избришите непотребне листове са подацима.
