Смањите величину Екцел радних свезака

Како смањити величину датотеке Екцел датотека и избрисати непотребан садржај

У време све већих медија за складиштење и бржих веза, величине датотека више не играју улогу коју су имале пре неколико година. Ипак, требало би да ваше Екцел датотеке буду што је могуће мање. Тада се не само брже чувају и шаљу, већ и брже раде.

Ако уређујете Екцел табеле током дужег временског периода и додајете их увек изнова, оне брзо расту до величине која може изузетно ограничити рад са њима.

Постоји неколико начина за смањење величине датотеке израчуна. Овде представљамо најважније. Пре него што учините било шта, направите резервну копију радне свеске како не бисте изгубили податке ако нешто пође по злу.

Савет 1: уклоните вишак ћелија

У основи, само ћелије које се стварно користе укључене су у величину датотеке. На пример, ако сте за привремене прорачуне користили опсеге ћелија, сматра се да се и даље користе. Ово важи и ако сте избрисали садржај.

Да бисте проверили које подручје Екцел сматра да се користи, користите комбинацију тастера ЦТРЛ ЕНД. Екцел затим скаче у доњи десни угао коришћене области.

Ако је доњи десни угао далеко испод и / или десно од ћелија које се стварно користе, морате избрисати сувишне редове или колоне. Да бисте то урадили, означите линије и уклоните их комбинацијом тастера ЦТРЛ МИНУС. Затим поновите ово за колоне.

Поновите кораке описане за све радне листове у дотичној радној свесци. Након брисања, затворите фасциклу, сачувајте промене и поново их отворите. Помоћу ЦТРЛ ЕНД проверите да ли је брисање успешно.

Савет 2: избришите непотребно обликовање

Неке листе садрже велики број празних редова - још један разлог за екстремне величине датотека. То се може догодити нарочито након увоза листа из других програма. Ово није само неугодно, већ може довести и до погрешних резултата у одређеним проценама. Постоји неколико метода уклањања таквих празних редова са ваших листа.

Опција 1: Избришите празне редове помоћу дијалога „Садржај“

У свим верзијама програма Екцел користите ЦТРЛ Г да бисте отворили дијалог ГО ТО ТО.

Кликните на САДРЖАЈ.

Затим се појављује други дијалог. Означите опцију БЛАНК.

Потврдите своју дефиницију са ОК.

Потпуно избришите празне ћелије

Све празне ћелије су сада означене. Сада можете потпуно избрисати ове ћелије без икаквих проблема како бисте уклонили непотребно обликовање или друге ствари. Пратите ове кораке:

У програму Екцел 2007 или новијим, активирајте картицу ПОЧЕТАК и кликните у групи УРЕДИ на ИЗБРИШИ, а затим на ИЗБРИШИ СВЕ.

Ако користите верзије до, укључујући и верзију Екцел 2003, позовите команду ДЕЛЕТЕ у менију ЕДИТ и команду АЛЛ у менију гранања.

Након брисања, затворите фасциклу, сачувајте промене и поново их отворите.

Видео са упутствима: Избришите непотребно обликовање у програму Екцел

Опција 2: Избришите празне ћелије помоћу Екцел филтера

1. Прво изаберите целокупно подручје података на вашој листи, укључујући наслове колона.

2. Позовите команду ДАТА - ФИЛТЕР - АУТОФИЛТЕР (Екцел до верзије 2003) или ДАТА - ФИЛТЕР (Екцел од верзије 2007).

3. Први ред ваше листе ће тада бити опремљен малим стрелицама на листи за опције филтера.

   

4. Тако Екцел филтрира листу. Кликните мишем на стрелицу листе колоне у којој желите да тражите празне ћелије.

5. Сада можете изабрати унос (ПРАЗАН) помоћу критеријума филтера. У програму Екцел 2003 ово ћете пронаћи као засебну тачку филтрирања. За Екцел 2007 и 2010, ставку (ПРАЗНО) ћете пронаћи под СЕЛЕЦТ АЛЛ.

6. Притисните ОК.

Ако је потребно, понављајте ово у другим колонама док се не виде само празни записи података (и одговарајући бројеви у помоћној колони).

Сада означите ове записе и притисните тастер ДЕЛЕТЕ да бисте их избрисали. Означите сами ћелије и немојте их означавати помоћу бројева редова у колони координата.

Затим можете да користите опцију (СВЕ) на листи аутоматског филтрирања да бисте приказали комплетну листу са уклоњеним празним редовима. Након брисања, вратите изворни редослед записа тако што ћете листу поново сортирати према бројевима у помоћној колони.

Ако ометате укључене филтере, можете их поново искључити помоћу ДАТА - ФИЛТЕР - АУТОФИЛТЕР.

Савет 3: Увоз и извоз макроа

Трећи разлог за велике табеле могу бити макрои које садрже. Требали бисте уклонити оне који нису потребни, извести све остале, а затим их поново увести. Да бисте то урадили, поступите на следећи начин:

Позовите уређивач Висуал Басиц -а са комбинацијом тастера АЛТ Ф11. Тамо ћете пронаћи Пројецт Екплорер који можете видети на слици.

Десним тастером миша кликните на макро модуле један за другим и изаберите команду РЕМОВЕ. Потврдите извозни упит са ОК.

Када се сви макрои уклоне и извезу, вратите се у Екцел, затворите датотеку, сачувајте промене и отворите је поново.

Затим поново позовите Висуал Басиц Едитор преко АЛТ Ф11. Изаберите пројекат тренутне фасцикле у Пројецт Екплореру. У менију ФИЛЕ позовите команду ИМПОРТ ФИЛЕ и увезите све потребне макрое један за другим.

Савет 4: смањите величину датотеке изведених табела

Заокретна табела може значајно повећати величину датотеке. То је зато што се изворни подаци на којима се заснива изведена табела такође копирају у засебну скривену меморију, такозвани „заокретни кеш“. На крају, изведена табела тада приступа овој изведеној кеши, а не стварним изворним подацима.

Због тога увек морате да притиснете дугме „Освежи“ да бисте освежили изведену табелу ако се нешто променило у изворним подацима. Зато што је ово једини начин да ажурирате заокретну кеш меморију. У пракси ово можете користити за смањење величине датотеке изведених табела.

Смањите величину датотеке изведених табела

У изведеним табелама постоји подешавање које брише заокретну кеш меморију када се датотека сачува. Заокретна табела се задржава.

Кликните десним тастером миша на изведену табелу и изаберите унос „Опције изведене табеле“ из контекстног менија.

Отворите картицу „Подаци“ и поништите „Сачувај изворне податке са датотеком“. Да бисте то урадили, означите поље поред „Ажурирај при отварању датотеке.

Сада се заокретна кеш меморија брише када се датотека сачува - табела са стварним подацима се наравно задржава.

Величина датотеке је значајно смањена и скоро достиже величину датотеке без изведене табеле.

Савет 5: смањите или избришите графику и слике

Позадинске слике, логотипи или уметнуте слике често су непотребне и заузимају пуно простора за складиштење. Због тога немојте укључивати позадинске слике у табелу. Укључите логотип компаније само са једне стране. Немојте уметати слике у оригиналној величини, већ их смањите. Екцел нуди такву функцију: Кликните на слику. У ставци менија „Формат“ у групи „Адјуст“ налази се функција „Цомпресс имагес“. У основи, када смањујете и бришете графике, морате пазити да не уклоните све потребне графике.

Савет 6: уклоните непотребне формуле

Многе компликоване формуле такође утичу на величину Екцел датотеке. Зато покушајте да уклоните нежељене формуле из радне књиге програма Екцел. Постоје случајеви када имате скуп података и не требају вам формуле које садржи, боље је да ове формуле замените вредностима. Да бисте то урадили, следите доленаведена упутства:

1. Отворите Екцел датотеку и притисните Цтрл + А да бисте изабрали цео радни лист / скуп података. Затим притисните тастер Ф5.

2. Отворите опцију Иди на и кликните на „Посебно“.

3. Одаберите формуле и кликните на ОК, сада сте одабрали све ћелије које имају формулу.

4. Затим конвертујте изабране формуле у вредности: Притисните комбинацију тастера Цтрл + Ц да бисте копирали изабране ћелије.

5. Затим кликните на картицу Почетна и у групи Остава кликните на дугме Залепи.

6. Затим кликните на икону Уметни вредност. Све ћелије са формулама су сада конвертоване у вредности.

Савет 7: Претворите врсту датотеке у бинарни формат (КСЛСБ)

За опсежне прорачуне препоручује се чување у .клсб формату. Ово чува датотеку у бинарном облику. Биће масовно мањи и приступ ће бити бржи. Обично вам ово неће нанијети никакав недостатак. Детаљан тест се препоручује за интерно програмирање и посебне апликације.

Честа питања: Смањите величину датотеке Екцел радних свезака

1. Зашто је моја Екцел датотека тако велика?

У основи, радни лист са више од 100.000 редова и много ступаца захтева много меморије. Што више података и графике уметнете у Екцел табелу, датотека ће временом постати већа и спорија. Стога, проверите да ли можете мало смањити број пиксела уметнутих слика или вам заиста требају. Заокретне табеле и погрешно обликовање такође могу повећати величину датотеке.

2. Како могу смањити величину графикона у Екцелу?

Означите уметнуту графику у табели уз помоћ миша тако да се у Екцел 2010 и Екцел 2007 картица "Алати за слике" прикаже у траци менија. Са Екцелом 2003, уместо тога се појављује трака са алаткама "Графика". Сада кликните на икону „Компримирај слике“.

3. Како могу да компримирам Екцел датотеку?

Можете једноставно компримовати Екцел датотеку помоћу опције „Зип датотека“. Да бисте то урадили, кликните десним тастером миша на Екцел датотеку коју желите да сажете. Сада кликните на опцију Пошаљи у, а затим изаберите опцију „Компримована фасцикла“.