Оутлоок: Како направити телефонске и видео конференције

Телефонским или видео конференцијским системом могу се одржавати састанци и са људима који су у другим градовима или чак земљама. То штеди путне трошкове и време. Међутим, постоје неки технички и комуникацијски изазови

Телефонске и видео конференције природно су погодне за састанке на којима учесници нису окупљени на једном месту. Имате још предности:

• Можете бити сазвани у кратком року.
• Људи се могу додати касније или за део састанка.

Ово треба имати на уму за телефонске и видео конференције

• Тест технике (вођа): Као вођа, покрећете систем унапред и тестирате да ли је веза успостављена пре него што се придруже други учесници. У супротном ризикујете неравни почетак јер је можда прво потребна звучна контрола или је потребно прилагодити поставке.
• Тест технике (учесници): Замолите све учеснике да претходно провере систем. Видео системи обично имају везу за ово коју шаљете учесницима. У супротном ћете потрошити првих неколико минута на решавање техничких проблема учесника.
• Увод: Ако је потребно, дајте кратак увод у технологију: Како да говорим? Како да окренем горе / доле? Како да искључим микрофон / телефон? Које друге могућности имам, нпр. Б. за постављање датотека или дељење сопственог екрана?
• Уклоните сметње: Уверите се (и учесници) да нема позадинске буке. То значи: затворите прозоре, искључите клима уређај или штампач, избегавајте одјек соба, искључите паметни телефон.
• Говорне паузе: Укажите учесницима да има смисла дати другима прилику да одговоре дуже него на састанцима лицем у лице. Ако неко почне да говори пребрзо (да би могао да говори), може се догодити да првих неколико речи не стигне (нпр. Зато што особа прекасно притисне дугме за говор).
• Директан приступ: Ако желите да се обратите одређеној особи, обратите јој се по имену. На овај начин особа зна да су на њу мислили и не морате да понављате питање јер је особа схватила да сте са њом разговарали прекасно.

Како савладати конференцијске позиве

• Име име: Учесници се не виде. Ако се учесници већ не познају, требало би да наведу своја имена у првих неколико прилога. У супротном други неће знати ко говори.
• Вербализујући покрети / изрази лица: Остале стране не могу да се виде у конференцијском позиву. Дакле, не видите ни изразе лица и гесте других. Зато је важно да будете јасни око свега што желите да изразите.

Савети за посебне функције видео конференција

• Слушалице уместо звучника: У случају видео конференција на рачунару, обавестите учеснике да треба да искључе звучник свог рачунара и користе слушалице. У супротном ће доћи до ехо ефеката када учесник проговори и његов глас се репродукује преко звучника и ухвати га микрофон.
• Умереност говора: На неким системима само једна особа може говорити одједном; модератор им мора дати реч (читај: отпустите микрофон). Ово је дивно јер брзо постаје хаотично када неколико учесника разговара један с другим. Осим тога, понекад постоје и временска одлагања, што доводи до бизарности, јер комуникација касни. Ако вам техника дозвољава да говорите истовремено: Погледајте да ли су учесници довољно дисциплиновани. Ако нисте, пређите на модериран говор.