Аутоматско архивирање се може конфигурисати појединачно. Пре свега, дефинишите стандардна подешавања: Колико често се архивирају, колико "стари" морају бити подаци да би могли да се архивирају, у коју датотеку треба да се сачувају подаци
Стандардне поставке за функцију архиве дефинишете на следећи начин:
- У Оутлооку до верзије 2007 позовите команду ЕКСТРАС >> ОПТИОНС и отворите регистар ЈОШ. У програму Оутлоок 2010 позовите команду ФИЛЕ >> ОПТИОНС и отворите картицу НАПРЕДНО.
- У Оутлооку до 2007. кликните на дугме АУТОАРХИВАЊЕ, у програму Оутлоок 2010 на АУТОАРХИВНЕ ПОСТАВКЕ. Поставке архивирања су ефикасне за све Оутлоок модуле - осим ако их не промените за појединачне модуле или фасцикле.
- Активирајте опцију АУТОАРХИВАЊЕ СВАКИХ Кс ДАНА и наведите интервал у ком треба да се врши архивирање.
- Ако вам смета што морате да потврдите дијалог за сваки процес архивирања, деактивирајте опцију ПОЧНИТЕ АУТОАРХИВАЊЕ ПОСЛЕ ПОТВРДЕ.
- Ако у Оутлооку означите е-пошту која вам више не треба као истекла и не желите да је архивирате, активирајте опцију БРИШИ ИСТЕКЛЕ СТАВКЕ (само у фасцикли е-поште).
- У сваком случају активирајте опцију АРХИВИРАЊЕ ИЛИ БРИШАЊЕ СТАРИХ ЕЛЕМЕНАТА.
- Ако активирате опцију ПРИКАЖИ АРХИВУ ФОЛДЕРА НА ЛИСТИ ФОЛДЕРА, Оутлоок аутоматски отвара архивску датотеку након архивирања и приказује је на листи фасцикли. То значи да можете одмах приступити архивираним подацима, али тада морате да се одрекнете предности брзине оутсоурцинга.
- У пољу ДЕЛЕТЕ ЕЛЕМЕНТС ИФ СТАРИ ТХАН наведите колико би подаци требали бити стари како би се премјестили у архиву (или потпуно избрисали).
- Ако желите да се подаци пренесу у архиву, активирајте опцију МОВЕ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТС ТО у и изаберите жељену фасциклу путем СЕАРЦХ или унесите назив нове архиве коју Оутлоок треба да створи у поље поред дугмета.
- Ако уместо тога желите неповратно избрисати старе податке, активирајте опцију КОНАЧНО ИЗБРИШИ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТЕ. Да бисте одмах уклонили све старе елементе, кликните на ПРИМЕНИ ПОСТАВКЕ НА СВЕ ФАПЛЕРЕ - али запамтите да се то не може поништити.
- Затворите дијалоге.
Појединачна подешавања за појединачне модуле
Под претпоставком да сте као стандардну поставку навели да се елементи премјештају у архиву након годину дана, али и даље желите да у календару обавеза имате састанке из претходних година. Затим прилагодите поставке календара:
- Отворите календар.
- У оквиру МОЈ КАЛЕНДАР кликните десним тастером миша на ЦАЛЕНДАР и позовите команду ПРОПЕРТИЕС. У примеру, календар није архивиран.
- Отворите картицу АУТОАРХИВАЊЕ.
- Ако не желите да архивирате календар, активирајте опцију НЕ АРХИВИРАЈТЕ СТАВКЕ У ОВОЈ ФАПЛЕРИ и наставите са кораком 6. Ако желите да користите другачија од подразумеваних поставки, активирајте опцију КОРИСТИ СЛЕДЕЋА ПОДЕШАВАЊА ЗА ОВУ Фасциклу.
- Прилагодите поставке, на пример старост ставки које треба архивирати, или наведите другу датотеку архиве.
- Затворите дијалог.
Појединачна подешавања за појединачне фасцикле, уносе о обавезама или е -пошту
Оутлоок вам даје могућност искључивања ових ставки из аутоматског архивирања. Да бисте то урадили, поступите на следећи начин:
- Отворите жељени елемент, на пример важну е -поруку или унос за састанак.
- У прозору за пошту, обавезу или задатак позовите команду "Датотека, Својства".
- Активирајте опцију „Нема аутоматског архивирања овог елемента“ и затворите дијалог.