Аутоматско архивирање - стандардне поставке у односу на појединачна подешавања

Аутоматско архивирање се може конфигурисати појединачно. Пре свега, дефинишите стандардна подешавања: Колико често се архивирају, колико "стари" морају бити подаци да би могли да се архивирају, у коју датотеку треба да се сачувају подаци

Стандардне поставке за функцију архиве дефинишете на следећи начин:

1. У Оутлооку до верзије 2007 позовите команду ЕКСТРАС >> ОПТИОНС и отворите регистар ЈОШ. У програму Оутлоок 2010 позовите команду ФИЛЕ >> ОПТИОНС и отворите картицу НАПРЕДНО.
2. У Оутлооку до 2007. кликните на дугме АУТОАРХИВАЊЕ, у програму Оутлоок 2010 на АУТОАРХИВНЕ ПОСТАВКЕ. Поставке архивирања су ефикасне за све Оутлоок модуле - осим ако их не промените за појединачне модуле или фасцикле.
   
3. Активирајте опцију АУТОАРХИВАЊЕ СВАКИХ Кс ДАНА и наведите интервал у ком треба да се врши архивирање.
4. Ако вам смета што морате да потврдите дијалог за сваки процес архивирања, деактивирајте опцију ПОЧНИТЕ АУТОАРХИВАЊЕ ПОСЛЕ ПОТВРДЕ.
5. Ако у Оутлооку означите е-пошту која вам више не треба као истекла и не желите да је архивирате, активирајте опцију БРИШИ ИСТЕКЛЕ СТАВКЕ (само у фасцикли е-поште).
6. У сваком случају активирајте опцију АРХИВИРАЊЕ ИЛИ БРИШАЊЕ СТАРИХ ЕЛЕМЕНАТА.
7. Ако активирате опцију ПРИКАЖИ АРХИВУ ФОЛДЕРА НА ЛИСТИ ФОЛДЕРА, Оутлоок аутоматски отвара архивску датотеку након архивирања и приказује је на листи фасцикли. То значи да можете одмах приступити архивираним подацима, али тада морате да се одрекнете предности брзине оутсоурцинга.
8. У пољу ДЕЛЕТЕ ЕЛЕМЕНТС ИФ СТАРИ ТХАН наведите колико би подаци требали бити стари како би се премјестили у архиву (или потпуно избрисали).
9. Ако желите да се подаци пренесу у архиву, активирајте опцију МОВЕ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТС ТО у и изаберите жељену фасциклу путем СЕАРЦХ или унесите назив нове архиве коју Оутлоок треба да створи у поље поред дугмета.
10. Ако уместо тога желите неповратно избрисати старе податке, активирајте опцију КОНАЧНО ИЗБРИШИ СТАРЕ ЕЛЕМЕНТЕ. Да бисте одмах уклонили све старе елементе, кликните на ПРИМЕНИ ПОСТАВКЕ НА СВЕ ФАПЛЕРЕ - али запамтите да се то не може поништити.
11. Затворите дијалоге.

Појединачна подешавања за појединачне модуле

Под претпоставком да сте као стандардну поставку навели да се елементи премјештају у архиву након годину дана, али и даље желите да у календару обавеза имате састанке из претходних година. Затим прилагодите поставке календара:

1. Отворите календар.
2. У оквиру МОЈ КАЛЕНДАР кликните десним тастером миша на ЦАЛЕНДАР и позовите команду ПРОПЕРТИЕС. У примеру, календар није архивиран.
   
3. Отворите картицу АУТОАРХИВАЊЕ.
4. Ако не желите да архивирате календар, активирајте опцију НЕ АРХИВИРАЈТЕ СТАВКЕ У ОВОЈ ФАПЛЕРИ и наставите са кораком 6. Ако желите да користите другачија од подразумеваних поставки, активирајте опцију КОРИСТИ СЛЕДЕЋА ПОДЕШАВАЊА ЗА ОВУ Фасциклу.
5. Прилагодите поставке, на пример старост ставки које треба архивирати, или наведите другу датотеку архиве.
6. Затворите дијалог.

Појединачна подешавања за појединачне фасцикле, уносе о обавезама или е -пошту

Оутлоок вам даје могућност искључивања ових ставки из аутоматског архивирања. Да бисте то урадили, поступите на следећи начин:

1. Отворите жељени елемент, на пример важну е -поруку или унос за састанак.
2. У прозору за пошту, обавезу или задатак позовите команду "Датотека, Својства".
3. Активирајте опцију „Нема аутоматског архивирања овог елемента“ и затворите дијалог.