Разна упутства и савети корак по корак
Многе активности у професионалном или приватном сектору су сувишне. Ово се односи на ручни рад у занатском сектору, као и на задатке који се обављају на рачунару. Једна од активности која се стално понавља је дизајн поште помоћу програма Мицрософт Оффице. Цитати, пропратна писма за фактуре или приватни документи често садрже исту или сличну формулацију и идентични су у погледу текста, структуре и обликовања.
Из разлога ефикасности, има смисла аутоматизовати писање ових порука креирањем предложака у програму Оутлоок. Корисници Мицрософт Оффице -а посебно су упознати са радом са предлошцима из програма Мицрософт Ворд или ПоверПоинт програма за презентације. У програму за обраду текста или у софтверу за презентације предлошци се морају користити као стандардни. Посебни предлошци или предлошци олакшавају конципирање презентација или израду пословних писама. На сличан начин можете поступити и у програму Мицрософт Оутлоок како бисте избегли вишак у креирању порука е -поште.
Упутства корак по корак: Креирајте предлошке у програму Оутлоок
Да бисте креирали предложак у програму Оутлоок, урадите следеће:
-
Отворите „Нова е-пошта“ на картици „Старт“ у програму Оутлоок и дизајнирајте је појединачно с текстом и другим стилским уређајима тако да се може користити као предложак. Такође имате могућност отварања нове поште комбинацијом тастера ЦТРЛ + Н.
-
Након што је е-пошта креирана, сачувајте је кликом на картицу „Датотека“ у ставци менија „Сачувај као“ уместо да поруку шаљете уобичајено преко поља „Пошаљи“.
-
Отвориће се прозор у који можете да сачувате своју поруку. Да бисте сачували пошту као предложак, неопходно је изабрати исправан тип датотеке. Ово можете пронаћи када кликнете на дијалог испод "Врста датотеке". Изаберите тип „Оутлоок предложак“ као тип датотеке. Оутлоок предложак је увек скраћен са наставком датотеке * .офт. Ако сте подесили Мицрософт Ворд као уређивач поште, формат ОФТ (предложак Оутлоок) није доступан за избор. Као опцију, можете сачувати пошту у Оутлоок формату поруке или датотеци у ХТМЛ формату. У овом случају не може се користити као предложак у програму Оутлоок.
-
Кликом на „Сачувај“ нови предложак чувате у личној фасцикли предлошка. Требало би да изаберете одговарајући, разумљив опис као назив шаблона. Подразумевано се фасцикла са личним шаблоном може пронаћи на следећој локацији у оперативном систему Виндовс: "Ц: \ усерс \ усернаме \ аппдата \ роаминг \ мицрософт \ темплатес."
Важно: Ако се креиране поруке е -поште користе искључиво за поновно слање и не чувају се као предложак, користите функцију праћења у програму Мицрософт Оутлоок.
Шаблон који сте креирали у програму Оутлоок одмах је доступан за употребу.
Направите нову е -поруку из предлошка - тако то функционише
Ако желите да креирате нову е-пошту из претходно креираног шаблона, можете користити следећу шему:
-
Уместо да отварате нову е-пошту помоћу дугмета „Нова е-пошта“, у менију идите на дугме „Нове ставке“. У оквиру Елементи изаберите поље: „Додатни елементи> Изабери образац“.
-
У следећем прозору кликните на поље „Изабери образац“ на листи за претрагу на опцији „Предлошци у систему датотека“.
-
Затим се отвара стандардна фасцикла „Шаблони“. У овој фасцикли ћете пронаћи предлошке програма Оутлоок са типом датотеке *.често исто тако и други Оффице предлошци за Ворд, Екцел или ПоверПоинт. Ако је ваш предложак сачуван у другој фасцикли, кликните на „Прегледај“ и изаберите шаблон који желите.
-
У последњем кораку изаберите шаблон који желите и кликните на „Отвори“.
Предложак ће се отворити у уређивачу е -поште програма Оутлоок. Ово можете индивидуализирати прије слања и додати брзе модуле. Поред текстуалних промена, требало би да унесете примаоце у поља За, ЦЦ или Бцц. Такође је неопходно унети смислену тему и проверити поруку да ли има правописних и знаковних грешака пре слања. Након што се ваша е-пошта креирана из предлошка заврши, може се послати као и обично.
Оутлоок предлошци се генерално не морају користити за е-пошту. Ако ваши задаци укључују свакодневно слање захтева за састанак са истим или сличним садржајем еквивалентним примаоцима, предлошци такође могу бити корисни и уштедети време.
Има смисла учинити понављајуће процесе и наруџбе ефикаснијим стварањем предложака у програму Оутлоок. Уместо да пишете исте или сличне текстове неколико пута дневно, предлошци вам помажу да уштедите време и обезбедите аналогију са е-поштом. Ово је посебно корисно у пословном контексту, на пример са понудама купцима и заинтересованим странама.
Сажетак и закључак: Ефикасно је и једноставно креирати и користити предлошке у програму Оутлоок
Да би се избегли вишкови у свакодневном току рада, целисходно је креирати шаблоне. Слично као Мицрософт Ворд или ПоверПоинт, ово је такође могуће у Мицрософт Оутлооку са само неколико кликова мишем.
Предложак можете сачувати у стандардном фолдеру шаблона у само неколико корака. Дизајнирање нових порука из шаблона се такође врши са само неколико кликова. Ова процедура гарантује уштеду времена, усклађеност у одговорима на упите и смањује грешке при креирању порука. Оутлоок предлошци се такође могу користити за захтеве за састанке или састанке. Корисници који посебно користе шаблоне су ефикаснији и професионално користе функције програма Оутлоок.
